Preverite lahko črkovalne napake v eni celici, več celicah, celotnem delovnem listu, več delovnih listih ali celotnem delovnem zvezku Excela.
Večina ljudi ve za funkcije preverjanja črkovanja in samopopravkov v programu Microsoft Word in Powerpoint, vendar ali veste, da MS Excel omogoča tudi funkcijo preverjanja črkovanja. Ni tako zmogljiv in napreden kot Wordov, vendar ponuja osnovne funkcije preverjanja črkovanja. Omogoča vam, da preverite črkovanje besed v celicah delovnih listov in se prepričate, da so vaši listi brez napak.
Za razliko od Microsoft Worda in PowerPointa, Excel ne preverja samodejno slovničnih težav ali preverjanja črkovanja med tipkanjem (tako, da jih podčrtate z rdečo). MS Excel vas bo o pravopisnih napakah obvestil le, če boste funkcijo preverjanja črkovanja zagnali ročno. Prav tako Excel ne preverja slovničnih napak.
Večino časa prezremo črkovalne napake v Excelu, saj pogosto delamo s številkami in formulami. Včasih pa morate preveriti, ali ste pri ustvarjanju nekaterih poročil in naborov podatkov, ki imajo lahko besedila, kot so oznake stolpcev in vrstic, ali na celotnem delovnem listu, naredili kakšne črkovalne napake. Naučimo se, kako izvesti preverjanje črkovanja v eni celici, več celicah, celotnem delovnem listu, več delovnih listih hkrati ali celotnem delovnem zvezku.
Kako izvesti preverjanje črkovanja v Excelu
Preverjanje črkovanja lahko preprosto izvedete v programu Microsoft Excel, tako da sledite tem korakom:
Funkcijo preverjanja črkovanja v Excelu lahko zaženete na dva načina: do orodja lahko dostopate z Excelovega traku ali z bližnjico na tipkovnici.
Najprej odprite preglednico z nekaj pravopisnimi napakami in izberite poljubno celico. Pojdite na zavihek »Pregled«, kliknite gumb »Črkovanje« na levi v skupini Preverjanje na traku Excel.
Lahko pa pritisnete tudi funkcijsko tipko F7 na tipkovnici, da odprete pogovorno okno Črkovanje. Če v preglednici izberete katero koli posamezno celico, bo Excel samodejno preveril črkovalne napake v celotni trenutni preglednici.
V vsakem primeru se bo odprlo pogovorno okno Črkovanje. Excel bo začel preverjati črkovalne napake na vašem delovnem listu in ponudil predloge za pravilno črkovanje.
V pogovornem oknu Črkovanje izberite predlog v polju »Predlogi:« in kliknite gumb »Spremeni«, da popravite napačno črkovanje besede. Ko je črkovanje popravljeno, se bo premaknilo na naslednjo napako. To polje se prikaže samo za celice z napačno črkovanimi besedami. Tukaj bomo s seznama predlogov izbrali prvo besedo »Verjetnost«, da zamenjamo napačno črkovano besedo »Primernost« in kliknite gumb »Spremeni«.
Ko je črkovanje popravljeno, vam bo Excel prikazal »Preverjanje črkovanja končano«. Sporočilo, da ste pripravljeni. Za nadaljevanje kliknite »V redu« v polju s pozivom.
Excel vam bo prikazal pogovorno okno Črkovanje samo, če so bile na listu najdene kakšne napake. Če ni bila najdena nobena napaka, vam bo Excel prikazal isto zgornje sporočilo.
Če funkcija preverjanja črkovanja ne deluje (tj. gumb »Črkovanje« pod zavihkom Pregled je zatemnjen.), je verjetno zato, ker je vaša preglednica zaščitena. Preden preverite črkovalne napake, »odstranite zaščito« s svojega delovnega lista.
Različne možnosti pogovornega okna za črkovanje
Preden se naučimo izvajati preverjanje črkovanja za celice, celotne delovne liste, več delovnih listov ali celoten delovni zvezek, moramo razumeti različne možnosti v pogovornem oknu Črkovanje in kako jih prilagoditi. Pri popravljanju besed morate izbrati ustrezne možnosti.
Spodaj je nekaj funkcij, ki jih boste videli v pogovornem oknu Črkovanje:
- Prezri enkrat - Ko preverjanje črkovanja naleti na besedo, ki jo prepozna kot napako, in je beseda dejansko pravilna za vaše namene, kliknite gumb »Prezri enkrat«, da prezrete trenutni predlog napake pri preverjanju črkovanja. npr. Imena, naslovi itd.
- Prezri vse – Kliknite to možnost, če želite prezreti vse primere trenutno napačno črkovanih besed in ohraniti izvirne vrednosti. Če se na primer večkrat ponovi isto ime, boste s klikom te možnosti preskočili vse te besede, ne da bi jih spremenili, in vam prihranili čas.
- Dodaj v slovar – Če Excel trenutno besedo obravnava kot napako, vendar je to pravilna beseda in tista, ki jo pogosto uporabljate, lahko to napačno črkovano besedo dodate v slovar Microsoft Excel, če je beseda pravilno uporabljena. Tako bo beseda postala del slovarja MS in v prihodnosti ne bo označena kot napaka v nobenem delovnem zvezku in drugih Microsoftovih izdelkih.
- Spremeni se – Ko je zaznana napaka pri preverjanju črkovanja, vam Excel prikaže seznam predlogov. Izberite eno od predlaganih besed in kliknite ta gumb, da zamenjate trenutno izbrano napačno črkovano besedo s pravilno.
- Spremeni vse – Ta možnost bo nadomestila vse pojavitve napačno črkovane besede in trenutne besede z izbranim predlogom.
- Samopopravek – Če kliknete to možnost, bo Excel samodejno popravil napačno črkovano besedo z vašim izbranim predlogom. Prav tako bo besedo dodal na seznam samodejnih popravkov, kar pomeni, da če v prihodnje vnesete isto napačno črkovano besedo, bo Excel to samodejno pretvoril v izbrani predlog.
- Jezik slovarja – S tem spustnim menijem lahko spremenite jezik slovarja Excel.
- Opcije – Ta gumb vas bo pripeljal do »Excelovih možnosti«, kjer lahko ustrezno pregledate ali spremenite privzete nastavitve preverjanja črkovanja.
- Razveljavi zadnje – Kliknite ta gumb, da razveljavite svoje zadnje dejanje.
Prilagajanje nastavitev Excelovega preverjanja črkovanja
Če želite spremeniti privzete nastavitve preverjanja črkovanja v Excelu, kliknite »Možnosti« v pogovornem oknu Črkovanje ali pojdite na zavihek »Datoteka« in kliknite »Možnosti«.
Na zavihku Preverjanje v možnostih Excela boste našli privzete nastavitve preverjanja črkovanja, ki jih lahko prilagodite svojim potrebam in zahtevam.
Excel prezre besede, ki so napisane z velikimi črkami (HEETHEN), besedilo, ki vsebuje številke (Rage123), naslove IP/datoteke ali internetne kode in ne bodo obravnavane kot napaka. Prav tako označi ponavljajoče se besede kot napako. Če na primer vnesete »Pozdravi mojega malega prijatelja«, bo dodatni »do« označil kot napako. Te možnosti lahko omogočite ali onemogočite, če želite.
Če želite dodati ali urediti Excelov slovar, kliknite možnost »Slovarji po meri«.
Nato za urejanje seznama besed v slovarjih po meri izberite »CUSTOM.DIC« pod Seznamom slovarjev in kliknite gumb »Uredi seznam besed ...«.
Vnesite besedo, ki jo želite dodati v slovar, v polje »Beseda(e):« in kliknite »Dodaj«. Če želite s seznama odstraniti že dodano besedo, izberite besedo in kliknite »Izbriši« ali »Izbriši vse«, da odstranite vse besede. Nato dvakrat kliknite »V redu«, da zaprete obe pogovorni okni.
Prav tako nobena beseda, dodana v slovarje po meri, ne bo označena kot napaka v drugih Microsoftovih izdelkih. Če ste besedo dodali v slovar po meri v Excelu, se ne bo obravnavala kot napaka v Wordu ali Powerpointu in obratno.
Če želite spremeniti nastavitve samopopravkov, kliknite »Možnosti samopopravkov« v možnostih Excel.
Tukaj lahko prilagodite nastavitve samopopravkov.
Ko tipkate, lahko na delovnem listu večkrat napačno črkovate nekatere besede. Te napake lahko popravite tako, da te besede dodate na seznam samopopravkov. Tako bo Excel samodejno popravil te besede, medtem ko pišete.
Če želite to narediti, vnesite napačno črkovano besedo v razdelek »Zamenjaj« in izberite pravilno besedo s spodnjega seznama ali jo vnesite v razdelek »Z«. Nato kliknite »V redu«, da uporabite.
Preverjanje črkovanja ene celice/besedila v Excelu
Excel vam omogoča, da v eni vrednosti celice (Word) preverite črkovalne napake.
Če želite preveriti črkovanje katere koli posamezne celice v Excelovem dokumentu, izberite celico in jo dvokliknite ali pritisnite F2, da vstopite v način za urejanje. Prepričajte se, da ste v načinu za urejanje v celici. Če ste v načinu za urejanje, boste kazalec besedila v celici in »Uredi« v vrstici stanja v spodnjem levem kotu okna Excel (kot je prikazano spodaj).
Nato kliknite gumb »Črkovanje« na zavihku Pregled ali pritisnite F7.
Če Excel najde črkovalne napake, se prikaže okno s predlogi, sicer pa se prikaže sporočilo s sporočilom »Preverjanje črkovanja je končano«.
Izberite pravilno besedo in kliknite »Spremeni«, da popravite črkovanje. Nato kliknite »V redu« v pogovornem oknu Preverjanje črkovanja končano.
Preverjanje črkovanja več celic/besed na enem delovnem listu
Če želite preveriti črkovanje več celic skupaj, lahko to storite tako, da izberete samo te celice in uporabite pogovorno okno Črkovanje. Ta metoda je uporabna, če želite preskočiti stolpec imena ali naslova pri preverjanju napak, ker so imena in naslovi običajno označeni kot črkovalne napake.
Najprej izberite celice ali obsege ali stolpce ali vrstice, ki jih želite preveriti za črkovanje. Če izbirate sosednje celice, za izbiro preprosto uporabite povlecite miško ali Shift + puščične tipke.
Če želite izbrati nesosednje celice (celice, ki niso ena poleg druge), lahko pritisnete in držite tipko Ctrl in kliknete celice, ki jih želite izbrati. Če imate za izbiro veliko število celic, pritisnite in spustite Shift + F8 in nato kliknite toliko celic, kot jih želite izbrati. Nato znova pritisnite Shift + F8, da izklopite način izbire.
Ko izberete celice, preklopite na zavihek »Pregled« in na traku izberite »Črkovanje« ali pritisnite F7.
Pojavilo se bo pogovorno okno Črkovanje z nekaj predlogi za zamenjavo prve napačno črkovane besede (če je Excel našel katero) v izbranih celicah ali obsegih.
Nato izberite pravilen predlog, kliknite možnost »Spremeni« ali uporabite »Samopopravek«, da samodejno izberete pravilno črkovanje in se premaknete na naslednjo napačno črkovano besedo.
Lahko pa tudi kliknete »Enkrat prezri«, da zavrnete predlog in se premaknete na naslednjo napačno črkovano besedo.
Ko je prva napačno črkovana beseda popravljena, vam bo v istem pogovornem oknu prikazal predloge za naslednjo napačno črkovano besedo. Izberite ustrezne možnosti za odpravo napake. Podobno lahko popravite vse napačno črkovane besede, eno za drugo.
Ko so vse napačno črkovane besede popravljene, boste videli poziv za uspeh.
Preverite črkovanje celotnega delovnega lista
Če želite preveriti črkovanje celotnega delovnega lista v Excelu, izberite katero koli celico na delovnem listu, ki jo želite preveriti, ali kliknite zavihek delovnega lista, na katerem želite zagnati preverjanje črkovanja, in kliknite možnost »Črkovanje« (ali pritisnite F7 ) pod zavihkom »Pregled«.
Excel bo začel preverjati napake in podal predloge za njihovo odpravo.
Ko zaženete preverjanje črkovanja, preverja črkovanje od trenutno izbrane celice in naprej do konca delovnega lista. Če izberete celico A1, bo Excel začel preverjati vse celice v prvi vrstici (od leve proti desni), nato se premaknil v drugo vrstico in preveril vse celice v drugi vrstici (od leve proti desni) in nato prešel na tretja vrsta in tako naprej.
Na primer, če izberete A4, bo preprosto šel skozi vse celice vrstice 4 (vodoravno) in nato vrstice pod njo. Po preverjanju vseh celic za A4 vam bo Excel prikazal okno s pozivom »Ali želite nadaljevati preverjanje na začetku lista?«. Kliknite »Da«, da nadaljujete preverjanje črkovanja od začetka, kot je prikazano spodaj.
Preverjanje črkovanja več listov hkrati
V Excelu lahko skupaj preverite črkovanje več delovnih listov. Takole:
Če želite preveriti črkovanje več delovnih listov, pritisnite in držite tipko Ctrl in izberite več zavihkov listov, ki jih želite preveriti. Začnite preverjanje črkovanja s klikom na gumb »Črkovanje« pod zavihkom »Pregled« ali s pritiskom na F7.
To bo začelo postopek preverjanja črkovanja in ena za drugo se bodo vse napake pojavile v pogovornem oknu.
Izberite ustrezne možnosti za odpravo vseh napak in pogovorno okno vas bo pozvalo, da vas obvesti s potrditvenim sporočilom.
Preverite črkovanje vseh delovnih listov v delovnem zvezku naenkrat
Če imate v delovnem zvezku veliko delovnih listov, jih lahko preprosto preverite črkovanje naenkrat.
Če želite preveriti črkovanje vseh delovnih listov v delovnem zvezku, z desno tipko miške kliknite zavihek katerega koli delovnega lista in v kontekstnem meniju izberite »Izberi vse liste«.
S tem boste izbrali vse delovne liste v vašem delovnem zvezku. Nato pritisnite F7 ali kliknite gumb »Črkovanje« pod zavihkom Pregledni trak. Ko so izbrani vsi delovni listi, bodo vsi zavihki prikazani z belim ozadjem, kot je prikazano spodaj.
Zdaj bo Excel preveril črkovanje vseh delovnih listov v delovnem zvezku.
Besede za preverjanje črkovanja v formuli
Če poskusite preveriti besedilo, ki je del formule, ne bo delovalo in preverjanje črkovanja se požene nazaj na začetek delovnega lista. V načinu za urejanje lahko preverite samo besedilo, ki je znotraj lupine formule.
Če želite preveriti črkovanje besed v formuli, dvokliknite celico s formulo ali izberite besede znotraj formule v vrstici s formulo. Nato pritisnite F7 ali kliknite gumb »Črkovanje« pod zavihkom Pregledni trak, da zaženete preverjanje črkovanja.
Označite črkovalne napake z makrom Excel VBA
Lahko celo uporabite makro Excel, da poiščete in označite napačno črkovane besede na trenutnem delovnem listu. Za to morate ustvariti makro v urejevalniku VBA. To storite tako:
Najprej odprite delovni list, v katerem želite poudariti napačno črkovane besede. Nato kliknite gumb »Visual Basic« pod zavihkom »Razvijalec« ali pritisnite bližnjico Alt + F11, da odprete urejevalnik Excel VBA.
V urejevalniku Microsoft VBA kliknite meni »Vstavi« in izberite možnost »Modul«.
Nato kopirajte in prilepite naslednjo kodo v urejevalnik modulov:
Sub ColorMispelledCells() Za vsak cl v ActiveSheet.UsedRange Če ni Application.CheckSpelling(Word:=cl.Text) Potem _ cl.Interior.ColorIndex = 8 Naslednji cl End SubKo prilepite kodo, kliknite gumb »Zaženi« v orodni vrstici ali pritisnite tipko »F5«, da zaženete makro.
Ko zaženete makro, preverite svoj delovni list. In vse celice z napačno črkovanimi besedami bi bile označene, kot je prikazano spodaj.
To je vse, kar morate vedeti o preverjanju črkovanja v Excelu.