Če želite natisniti poštne nalepke s seznama naslovov, ki ga vzdržujete v Excelovi preglednici, lahko uporabite funkcijo spajanja pošte v programu Microsoft Word.
Microsoft Excel je idealno mesto za shranjevanje kontaktnih in naslovnih podatkov strank. V Excelu lahko preprosto organizirate poštni seznam/seznam naslovov. Toda tiskanje poštnih nalepk, ovojnic, voščilnic ali česar koli drugega bi lahko bilo težko delo.
Recimo, da želite poslati množično pošiljanje na poštni seznam, ki ga vzdržujete v Excelovi preglednici, najboljši način, da to storite, je uporaba funkcije za spajanje pošte Microsoft Word. Če ustvarite dokument za spajanje pošte v Microsoft Wordu in ga povežete z Excelovim delovnim listom, lahko podatke iz Excelovega seznama povlečete v natisljive nalepke za pošiljanje.
Kako narediti poštne nalepke v Wordu iz Excelovega lista
S funkcijo Microsoft Word Mail Merge lahko ustvarite list poštnih nalepk iz Excelovega lista, ki ga lahko natisnete. Če ne veste, kako množično tiskati nalepke iz Excela, preberite ta navodila po korakih.
Pripravite svoj poštni seznam v Excelu
Če želite ustvariti in natisniti poštne nalepke, morate najprej pravilno nastaviti delovni list. Vnesite glavo stolpca v prvo celico vsakega stolpca in izpolnite ustrezne informacije pod naslovi teh stolpcev. Ker želimo ustvariti poštne nalepke, ustvarite stolpec za vsak element, ki ga želite dodati oznakam (na primer ime, priimek, naslov itd.).
Če boste na primer ustvarili poštne nalepke iz Excelovega lista, bi verjetno imel te osnovne kontaktne podatke (kot naslove stolpcev):
- Ime
- Priimek
- Naslov ceste
- mesto
- Država
- Poštna številka
Oglejte si spodnji posnetek zaslona:
Ko vnesete podatke v Excel, jih razčlenite na posamezne stolpce. Na primer, namesto da bi ustvarili en sam stolpec z imenom, razdelite ime na ločene stolpce, kot so naslov, ime, srednje ime, priimek, kar bi olajšalo združitev podatkov z Wordovim dokumentom.
Ko vnašate podatke, poskrbite, da vaš delovni list ne vsebuje praznih vrstic ali stolpcev. Ko končate z vnosom podatkov, shranite delovni list.
Poimenujte poštni seznam
Ko ustvarite nabor podatkov, poimenujte podatke, predstavljene na delovnem listu. Če želite to narediti,
Izberite seznam naslovov na Excelovem listu, vključno z glavami. Nato pojdite na zavihek »Formule« in kliknite »Določi ime« v skupini Določena imena.
Odpre se novo pogovorno okno, vnesite ime v polje »Ime« in kliknite »V redu«. Če ima ime več ene besede, med njimi dodajte podčrtaj (_) (brez presledka ali vezaja).
Potrdite obliko datoteke
Wordov dokument boste morali povezati z Excelovim delovnim listom, ki vsebuje poštni seznam za tiskanje nalepk. Če prvič povezujete Word z Excelom, boste morali omogočiti obliko pretvorbe, ki vam bo omogočila pretvorbo datotek med obema Microsoftovim programoma.
Če želite to narediti, najprej odprite program Microsoft Word. Kliknite zavihek »Datoteka« in izberite »Možnosti« na dnu levega podokna.
Odpre se novo okno »Možnosti Worda«. Pri tem kliknite »Napredno« v levem podoknu in se pomaknite navzdol do razdelka »Splošno«. Označite možnost »Potrdi pretvorbo formata datoteke ob odprtju« in kliknite »V redu«. To vam bo omogočilo enostaven uvoz podatkov iz Excela.
Nastavite dokument za spajanje pošte v Wordu
Nato morate v MS Wordu nastaviti glavni dokument z nalepko za poštne nalepke, ki jih želite dodati.
Odprite prazen Wordov dokument. Pojdite na »Pošta« in kliknite ikono »Začni spajanje pošte«. Nato v spustnem meniju možnost »Oznake«.
Izberete lahko tudi možnost »Čarovnik za spajanje pošte po korakih«, ki vas bo vodil skozi postopek.
Pojavilo se bo pogovorno okno »Možnosti etikete«. Tukaj lahko izberete svojega dobavitelja etikete in številko izdelka. Za svojega prodajalca smo izbrali proizvajalca nalepk 3M, ker je to blagovna znamka, ki jo uporabljamo. Če pa uporabljate določenega prodajalca, npr. Avery, potem jih lahko izberete.
Nato kliknite gumb »Podrobnosti« v spodnjem levem kotu okna z možnostmi nalepk in odprlo se bo novo pogovorno okno. Tukaj lahko spremenite robove, višino, širino, naklon in velikost nalepke. Po spremembah kliknite »V redu«.
Zdaj se bo stran Word prikazala takole:
Povežite delovni list z nalepkami Worda
Zdaj ste v programu Microsoft Word nastavili prazne oznake za prejemanje informacij iz Excela. Nato morate dokument word povezati z delovnim listom, ki vsebuje vaš poštni/naslovni seznam, da prenesete podatke na vaše oznake.
Pojdite na zavihek »Pošta« v dokumentu Word in izberite možnost »Izberi prejemnike«. V spustnem meniju kliknite možnost »Uporabi obstoječ seznam«.
Pomaknite se do Excelove preglednice s poštnim seznamom v oknu Izbira vira podatkov, izberite datoteko in kliknite »Odpri«.
Če vidite pogovorno okno Potrditev vira podatkov, izberite »Datoteke baze podatkov OLE DB« in kliknite gumb »V redu«.
Prikaže se drugo pojavno okno z imenom Izberi tabelo. Če ste poimenovali svoj seznam naslovov (Customer_Mailing_List), ga izberite in kliknite »V redu«. Če ne, izberite delovni list, ki vsebuje vaš seznam, in kliknite »V redu«.
Kot lahko vidite, je word dokument zdaj napolnjen z naslovnimi oznakami, ki pravijo »Naslednji zapis«.
Uredite seznam prejemnikov za spajanje pošte
Kliknite možnost »Uredi seznam prejemnikov« na zavihku »Pošta«.
Pojavilo se bo okno »Prejemniki združevanja pošte«, v katerem so navedeni vsi prejemniki z vašega seznama naslovov. Privzeto bodo izbrani vsi. Tukaj lahko razvrstite, filtrirate, dodate ali odstranite prejemnike s svojega seznama.
Počistite potrditveno polje poleg imen prejemnikov, ki jih ne želite v svojih oznakah.
Dodajte polja za spajanje pošte
Zdaj morate dokumentu dodati polja za spajanje pošte, preden lahko dokončate spajanje. Ko svojim oznakam dodate polja za spajanje pošte, bodo ta polja postala nadomestna mesta za glave stolpcev na vašem delovnem listu. Ko bo spajanje opravljeno, bodo označbe mesta zamenjane s podatki z vašega poštnega seznama Excel.
Če želite dodati polja za spajanje pošte, kliknite »Blok naslovov« v skupini Polja za pisanje in vstavljanje na zavihku Pošiljanje.
Tukaj lahko določite ustrezno obliko, da se ime prejemnika prikaže na nalepki. V razdelku »Predogled« vidite predogled izbranega vzorca naslova. Kliknite »V redu«, da dodate polja.
Če deli vašega naslovnega bloka manjkajo ali se ne ujemajo z izbrano obliko naslova, to pomeni, da se naslovi stolpcev na seznamu naslovov v Excelu razlikujejo od privzetih polj za spajanje pošte Word. Kliknite gumb »Ujemanje polj«, da uskladite desna polja s polji, potrebnimi za naslovni blok.
V oknu »Match Fields« preverite, ali se zahtevana polja za naslovni blok ujemajo s stolpcem v vašem delovnem zvezku. Če ne, kliknite spustni gumb poleg zahtevanega polja in ga povežite z naslovom stolpca v datoteki Excel. Ko končate, kliknite »V redu«.
Sedaj se bo v prvi nalepki vašega dokumenta pojavil »AddressBlock«.
Nato morate kopirati obliko oznake in postavitev prve nalepke (<>) na preostale oznake v word dokumentu. Če želite to narediti, kliknite »Posodobi oznake« v podoknu Pisanje in vstavljanje pod zavihkom Pošta.
Izvedite spajanje pošte
Preden združimo Wordov dokument in Excelovo datoteko, si oglejmo, kako bodo videti končne nalepke.
Če želite pregledati svoje rezultate, v zgornji vrstici izberite možnost »Predogled rezultatov«.
Zdaj lahko izvedete dejansko spajanje pošte.
Na zavihku Domov lahko oblikujete trenutno predogledano oznako. Po svojih željah lahko celo spremenite vrsto pisave nalepk, velikost pisave, barvo pisave itd. Ko končate s formatiranjem trenutno predogledane oznake, kliknite »Posodobi oznake« pod zavihkom »Pošta«, da uporabite oblikovanje za vse oznake.
Če želite izvesti združitev, pojdite na zavihek »Pošta« in kliknite možnost »Dokončaj in združi« v skupini Dokončaj. V spustnem meniju izberite možnost »Uredi posamezne dokumente«.
Pojavilo se bo majhno pojavno okno z imenom »Spoji v nov dokument«. Pri tem izberite »Vse« pod Spoji zapise in kliknite »V redu«, da končate.
Zdaj se bodo podatki iz vašega seznama naslovov prenesli na vaše nalepke in pojavil se bo nov dokument z nalepkami za pošiljanje z vašega seznama naslovov v Excelu. Zdaj lahko urejate, formatirate, natisnete in shranite ta dokument z nalepko tako kot kateri koli drugi Wordov dokument.
Bonus namig: Dodaj meje na oznake
Težko je rezati nalepke brez robov. Če želite dodati obrobe, kliknite ikono plus (+) v zgornjem levem delu besedila.
Zdaj so vse oznake v dokumentu izbrane, kliknite ikono »Obrobe« v plavajočem meniju in med možnostmi kliknite »Vse obrobe«.
Takoj boste videli meje med različnimi oznakami.
Vse, kar vam preostane, je, da natisnete svoje nalepke, jih razrežete, prilepite na pošto in pošljete svoja sporočila.