Razvrščanje podatkov pomaga organizirati ali razporediti podatke v določenem vrstnem redu za hitro iskanje vrednosti. V Excelu lahko razvrstite obseg ali tabelo na podlagi besedil, številk, datumov in časa v enem ali več stolpcih. Podatke lahko tudi razvrstite na podlagi barve celice, barve pisave ali ikone oblikovanja po meri.
Excel ima več naprednih vgrajenih možnosti razvrščanja za pomoč pri upravljanju podatkov. V tem članku bomo razpravljali o različnih metodah razvrščanja podatkov v določenem vrstnem redu in različnih kriterijih.
Razvrščanje podatkov v Excelu
Preden razvrstite podatke, morate izbrati, ali želite razvrstiti celoten delovni list ali samo obseg celic.
Razvrščanje razporedi vse podatke v preglednici po enem ali več stolpcih. Izberete lahko tudi razvrstitev samo enega stolpca delovnega lista. Podatke lahko razvrstite na podlagi besedila, številk, datumov in časa.
Uporabili bomo naslednji primer, da vam pokažemo, kako izvajate različne metode razvrščanja v Excelu.
Če želite hitro razvrstiti svoje podatke, kliknite katero koli celico v stolpcu, ki jo želite razvrstiti. V spodnji vzorčni preglednici želimo naše podatke razvrstiti po imenih 'Rep'. Torej, kliknite katero koli celico v stolpcu B.
Pojdite na zavihek »Podatki« in kliknite ikono za razvrščanje »AZ«, ki bo vaš datum razvrstila po imenih »Rep«.
Zdaj so vaši podatki razvrščeni po imenih zastopnikov. Ko je stolpec B razvrščen, se vrstice, ki ustrezajo vsaki celici v stolpcu B, premikajo skupaj z njim.
Razvrščanje podatkov samo v enem stolpcu
Podatke lahko razvrstite v en stolpec, kar ne bo vplivalo na sosednje stolpce na delovnem listu. Najprej izberite obseg/stolpec (predmet), ki ga želite razvrstiti.
Nato pojdite na zavihek »Podatki« in kliknite ikono za razvrščanje. Excel vam bo prikazal sporočilo »Opozorilo o razvrščanju«. Pri tem izberite možnost »Nadaljuj s trenutno izbiro« in kliknite »V redu«.
Zdaj je samo obseg (stolpec) 'Item' razvrščen po abecednem vrstnem redu. Ne pozabite, da bo razvrščanje samo enega stolpca napačno ujemalo vaš celoten delovni list s tem stolpcem.
Razvrščanje podatkov po datumu/času
Datum, čas, številko lahko razvrstite na enak način kot besedilo v Excelu. Številke je mogoče razvrstiti od najnižje do najvišje ali najvišje do najnižje, datume in čas pa od najnovejšega do najstarejšega ali od najstarejšega do najnovejšega.
Izberete lahko celico v stolpcu, ki jo želite razvrstiti, in kliknete ikono »AZ« ali »ZA« na zavihku »Razvrsti in filtriraj« skupine podatkov, da svoje podatke razvrstite v naraščajočem ali padajočem vrstnem redu. Ali pa kliknite ikono »Razvrsti« poleg ikon za hitro razvrščanje na zavihku »Podatki«.
Odprlo se bo pogovorno okno Razvrsti. Odprite spustni meni »Razvrsti po«, ta spustni meni bo prikazal vse glave vaših stolpcev na delovnem listu in ker želimo razvrstiti nabor podatkov po datumu, izberite možnost »Datum naročila«. Nato izberite možnost »Najnovejše do najstarejše« v spustnem meniju »Vrst«, da razvrstite podatke v naraščajočem vrstnem redu.
Rezultat je prikazan na naslednjem posnetku zaslona.
Razvrščanje podatkov po barvi celice/barvi pisave/ikoni celice
Če želite svoje podatke razvrstiti po barvi celice, barvi pisave ali ikoni celice, odprite pogovorno okno »Razvrsti« s klikom na ikono »Razvrsti« na zavihku Podatki. Nato izberite svojo možnost v meniju »Razvrsti na«. Tukaj izberemo »Barva celice«, da razvrstimo nabor podatkov.
Nato izberite barvo, ki naj bo na vrhu stolpca. Nato kliknite »V redu«.
Tako bo videti tabela, razvrščena glede na barvo celice.
Razvrščanje podatkov na več ravneh (razvrščanje več stolpcev)
Razvrščanje na več ravneh vam omogoča, da podatke (tabelo) razvrstite po vrednostih enega stolpca in jih nato znova organizirate po vrednostih drugega stolpca.
Na primer, najprej razvrstimo nabor podatkov po imenu 'Item' in ga nato ponovno razvrstimo po 'OrderDate'. Če želite to narediti, izberite katero koli celico v tabeli in kliknite ikono »Razvrsti« na zavihku »Podatki«.
V pogovornem oknu »Razvrsti«. Na spustnem seznamu "Razvrsti po" izberite "Element". Nato kliknite »Dodaj raven« in na spustnem seznamu »Nato po« izberite »Datum naročila«. Kliknite »V redu«.
Zdaj so zapisi razvrščeni po elementu najprej in nato po datumu naročila.
Razvrščanje po naročilu po meri
Včasih ne želite razvrščati po besedilu, številki ali datumu. Včasih želite razvrstiti po nečem drugem, kot so meseci, dnevi v tednu, regije ali kakšen drug organizacijski sistem.
Naj imate naslednjo tabelo in jo želite razvrstiti glede na prioriteto naročil.
Če želite to narediti, kliknite katero koli celico znotraj nabora podatkov in odprite pogovorno okno »Razvrsti« na traku Excel.
Nato v spustnem meniju »Razvrsti po« izberite »Prednost«; v spustnem meniju »Razvrsti« izberite »Vrednosti celice«; in v spustnem meniju »Naročilo« izberite »Seznam po meri«.
Ko v spustnem meniju kliknete možnost »Seznami po meri«, se odpre pogovorno okno Seznami po meri.
Tukaj vnesite svoj seznam po meri v "Vnosi seznama:" in kliknite "Dodaj". Na seznam dodajamo visoko, običajno in nizko prioritete.
Na seznam po meri je zdaj dodan nov vrstni red razvrščanja. Izberite seznam in kliknite »V redu«.
Zdaj lahko v spustnem meniju »Naročilo« izberete vrstni red razvrščanja po meri.
Zdaj je nabor podatkov razvrščen po prioriteti (visoka, normalna, nizka).
Razvrščanje podatkov v vrstici
Namesto stolpcev lahko podatke razvrstite po vrsticah. Če želite to narediti, izberite katero koli celico v vrstici in kliknite ikono »Razvrsti« v skupini »Razvrsti in filtriraj« na traku.
V pogovornem oknu »Razvrsti« kliknite gumb »Možnosti«.
Izberite možnost »Razvrsti od leve proti desni« namesto »Razvrsti od zgoraj navzdol« pod Orientation v pogovornem oknu »Možnosti razvrščanja«. In kliknite »V redu«.
Nato v spustnem meniju »Razvrsti po« izberite vrstico, ki jo želite razvrstiti, in kliknite »V redu«.
Kot lahko vidite spodaj, je nabor podatkov zdaj razvrščen po vrednostih v izbrani vrstici.
Zdaj, ko ste se naučili razvrščati v Excelu, lahko hitro reorganizirate svoj delovni list z razvrščanjem podatkov.