Načrtujte pomembne sestanke, da se bodo lahko vsi člani udeležili
Platforme za sodelovanje, kot je Microsoft Teams, so popolnoma spremenile igro na daljavo, in prav je tako. Številne organizacije zaradi čudovitih funkcij, ki jih ponujajo te platforme, prehajajo z e-pošte na aplikacije, kot je Microsoft Teams, za komunikacijo med kolegi.
Ena takih funkcij, ki jih ponuja Microsoft Teams, ki jo imajo radi uporabniki po vsem svetu, je možnost organiziranja načrtovanih sestankov na platformi. Poleg ad hoc sestankov lahko uporabniki načrtujejo tudi sestanke. Prej so lahko samo naročniki Microsoft 365 Business imeli načrtovane zasebne ali kanalske sestanke. Toda zdaj je Microsoft dodal tudi možnost za uporabnike Microsoft Teams Free. Načrtovanje sestankov v storitvi Teams s člani organizacije in zunanjimi osebami (splošno znanimi kot gostje v svetu srečanj Microsoft Teams) je kar se da preprosto.
Kako načrtovati sestanek, če ste brezplačen uporabnik Microsoft Teams
Odprite namizno aplikacijo Microsoft Teams ali pojdite na teams.microsoft.com. V navigacijski vrstici na levi izberite možnost »Sestanki«.
Opomba: Če ni možnosti »Srečanja«, poskusite posodobiti namizno aplikacijo Microsoft Teams, saj se je nova možnost šele začela uvajati. Če posodobitev na najnovejšo različico še vedno ne prikaže možnosti, je edina stvar, ki ostane, počakati, da se vam funkcija uvede.
Odpre se zavihek Sestanki. Videli boste dve možnosti: »Spoznajte se zdaj« in »Načrtujte sestanek«. Kliknite »Načrtujte sestanek«, da odprete okno načrtovalca.
Dajte svojemu sestanku naslov in določite datum in čas trajanja sestanka. Nato kliknite na gumb »Urnik«.
Ekipe bodo razporedile sestanek. Na zaslonu se prikaže nekaj možnosti za skupno rabo vabila. Podatke o sestanku lahko daste v skupno rabo tako, da jih kopirate in pošljete povezavo po e-pošti ali kateri koli aplikaciji za sporočanje, ali pa pošljete vabilo z Google Koledarjem ali Outlookovim koledarjem tako, da ustvarite dogodek. Izberite želeno možnost.
Pomembna opomba: Ne preskočite tega koraka, ne da bi vsaj kopirali informacije o sestanku. Ko zaprete to okno, ne boste več mogli dostopati do informacij. Prav tako morate imeti pri roki povezavo do sestanka, če se odločite, da ne boste ustvarili koledarskega dogodka, saj trenutno Microsoft Teams nima vgrajenega koledarja, da bi brezplačni uporabniki spremljali načrtovane sestanke. To pomeni, da se ne boste mogli pridružiti sestanku ali povabiti drugih na sestanek, ki ste ga pravkar načrtovali, če preskočite ta korak.
Trenutno lahko brezplačni uporabniki izvajajo načrtovane sestanke samo zasebno in ne v kanalih. Tako se lahko sestanku pridružijo samo osebe s povezavo za povabilo na sestanek.
Kako načrtovati sestanek, če ste poslovni uporabnik Microsoft 365
Naročniki na Microsoft 365 Business lahko načrtujejo sestanek iz aplikacije Microsoft Teams ali pa uporabljajo Outlook za načrtovanje sestanka v Teams.
Načrtujte sestanek iz Microsoft Teams
Odprite namizno aplikacijo Microsoft Teams ali pojdite na teams.microsoft.com in se prijavite s svojim Microsoftovim računom. Nato v navigacijski vrstici na levi izberite možnost »Koledar«.
V koledarju kliknite gumb »Novo srečanje«, da načrtujete sestanek.
Odpre se zaslon za ustvarjanje novega sestanka. Dodajte naslov sestanka in nato vnesite imena udeležencev v polje »Dodaj obvezne udeležence«, da povabite osebe.
Če želite, da se sestanku pridruži nekdo zunaj vaše organizacije, vnesite njegov e-poštni naslov v polje, da mu pošljete povezavo s povabilom na sestanek.
Ko dodate vse udeležence, nastavite čas za sestanek. Uporabite lahko tudi »Pomočnik za načrtovanje«, da poiščete prosti čas v koledarju vseh in nastavite čas za sestanek, ki ustreza vsem.
Microsoft Teams omogoča tudi, da se sestanek ponovi po določenem urniku. V spustnem meniju izberite ustrezno možnost. Če sestanka ne želite ponoviti, pustite nastavitev na »Ne ponavlja se«.
Naslednja je nastavitev za »Dodaj kanal«, ki določa nastavitve zasebnosti sestanka. Pustite ga prazno, da bo vaš sestanek zaseben. Če želite odpreti sestanek za člane ekipe, izberite kanal. Izberete lahko tudi več kanalov za sestanek.
Sestanek bo objavljen v kanalu, ki ga izberete na zavihku »Objave«, kjer lahko člani ekipe nastavijo dnevne rede, dajo datoteke v skupno rabo ali dodajo svoje komentarje.
Kliknite gumb »Pošlji« ali »Shrani« (kar se prikaže glede na to, ali so na vašem seznamu udeleženci), da razporedite sestanek.
Načrtujte sestanek skupine iz Outlooka
Uporabniki lahko tudi načrtujejo srečanje Teams iz Microsoft Outlooka. Odprite aplikacijo Outlook in preklopite na pogled koledarja. Kliknite ikono »Koledar« na dnu levega podokna za krmarjenje, da preklopite.
Microsoft Teams ima privzeto dodatek za Outlook. Kliknite »Novo srečanje skupin« v pogledu koledarja Outlook.
Odpre se zaslon za načrtovanje sestanka. Nastavite ime sestanka, dodajte udeležence, ki jim želite poslati vabila na sestanek, nastavite čas sestanka in kliknite gumb »Pošlji«, da pošljete povabilo na sestanek.
Opomba: Trenutno lahko uporabniki načrtujejo sestanke iz Outlooka, vendar jih ne morejo imeti v nobenem kanalu.
Opravljanje sestankov v Microsoft Teams je zelo priročno. Uporabniki lahko načrtujejo sestanke iz Microsoft Teams ali z uporabo aplikacije Outlook. Uporabniki Teams z naročnino na Microsoft 365 Business lahko uporabljajo tudi pomočnika za načrtovanje, ki uporabnikom omogoča, da najdejo čas za sestanek, ki ustreza vsem.
Razporednik za uporabnike programa Microsoft Teams Free je trenutno precej preprost, a glede na to, da gre za novo implementirano funkcijo, bo morda v prihodnjih mesecih dobil pomembne posodobitve. Povezavo s povabilom lahko pošljete tudi osebam, ki niso del vaše organizacije, da se lahko pridružijo sestanku kot »Gostje«.