Na svojih sestankih imejte čakalnice, da bodo varne in brez motenj
Čakalnice so zelo zaželena funkcija v ekosistemu virtualnih konferenc. Varujejo vaše sestanke pred kakršnimi koli varnostnimi napakami, kot so nezaželeni ljudje, ki spuščajo in motijo celoten sestanek. Obseg, kako katastrofalen bi lahko bil, je postal povsem jasen v začetku tega leta v obliki Zoombombov.
Od takrat so vsi gostitelji srečanj, pa naj gre za strokovna srečanja ali predavanja, spoznali pomen čakalnice.
Kaj je čakalnica?
Čakalnica v virtualnem ekosistemu srečanj je neke vrste varovalka. Vsi udeleženci sestanka gredo skozi to, preden jih sprejmejo v sejno sobo. Gostitelj sestanka ima popoln nadzor nad tem, koga naj sprejme na sestanek. Tako nepovabljeni gostje ne morejo kar tako priti na sestanek. Kot lahko vidite, so zelo funkcionalni in potrebni za zaščito vaših sestankov.
Kako uporabljati čakalnico v Webexu
Uporabniki Webexa že od nekdaj zahtevajo čakalnico ali lobi na sestankih, kjer lahko udeleženci počakajo, preden se pridružijo sestanku. Prej ste lahko imeli čakalnico v osebnih sejnih sobah, ne pa na načrtovanih sestankih. Toda različica Webex Meeting 40.9 je to spremenila.
Kako uporabljati čakalnico v osebni sejni sobi
Vsak uporabnik Webexa ima v Webexu osebno sejno sobo, ki ima prilagodljivo povezavo in nikoli ne poteče. Je edinstven samo za vas in je vedno na voljo; za uporabo vam ga ni treba vnaprej rezervirati. Vsi improvizirani sestanki, ki jih imate v Webexu, potekajo v tej osebni sejni sobi.
Zdaj privzeto tudi sestanki v osebni sobi nimajo čakalnice. Lahko pa konfigurirate nastavitve, da jih imate. Webex ima možnost zakleniti sestanke. Ko je sestanek zaklenjen, vsi udeleženci, ki se mu poskušajo pridružiti, namesto tega vstopijo v preddverje. Gostitelj jih lahko nato spusti, če želijo.
Če želite zakleniti sestanek v osebni sobi, pojdite v orodno vrstico sestanka in kliknite ikono »Več možnosti« (meni s tremi pikami).
Nato v meniju vklopite preklop za možnost »Zakleni sestanek«.
Vsi udeleženci, ki se pridružijo, potem ko zaklenete sestanek, bodo morali počakati v preddverju. Na zaslonu boste prejeli obvestilo, da v preddverju čakajo udeleženci. Kliknite za ogled seznama.
Vse jih lahko sprejmete z enim samim klikom, tako da jih izberete vse, ali pa sprejmete samo udeležence, ki jih želite dovoliti. Izberite udeležence in kliknite gumb »Sprejmi«.
Zdaj boste morali to storiti za vsako srečanje osebne sobe, ki ga želite zakleniti. A glede na to, da boste prvi na sestanku, saj je improvizirano, to ni tako velik problem. Ta rešitev je kot nalašč za ljudi, ki morda ne želijo čakalnice na vsakem sestanku.
Toda za ljudi, ki želijo privzeto funkcijo čakalnice na vseh sestankih, obstaja še en način. Konfiguriranje te majhne nastavitve samodejno zaklene vsako srečanje v osebni sobi takoj, ko se začne.
Pojdite na webex.com in se prijavite v prostor za srečanja Webex. V navigacijskem meniju na levi kliknite »Nastavitve«.
Nato pojdite na »Moja osebna soba«.
Odprle se bodo nastavitve vaše osebne sobe. Pomaknite se navzdol do nastavitve »Samodejno zaklepanje«. Nato kliknite potrditveno polje poleg njega, da ga izberete.
Ko ga izberete, bo spustni meni za čas postal klikljiv. Kliknite nanjo in med možnostmi izberite "0".
Nato kliknite gumb »Shrani«.
Zdaj bodo vse vaše osebne sejne sobe privzeto imele čakalnico.
Opomba: Če želite na zaklenjenem sestanku sprejemati osebe iz avle, morate uporabljati namizno aplikacijo Webex Meetings, namizno aplikacijo Webex Teams ali sobo ali namizno napravo, registrirano v oblaku Cisco Webex. V nasprotnem primeru ne boste mogli sprejeti ljudi, ne da bi odklenili sestanek.
Kako uporabljati čakalnico z načrtovanim sestankom
Za načrtovane sestanke je še posebej pomembna čakalnica. Če drugi udeleženci pridejo pred gostiteljem, naj bodo v čakalnici, od koder jih lahko gostitelj spusti.
Toda prej te funkcije čakalnice niste mogli imeti na načrtovanem sestanku v Webexu. Udeleženci, ki so prispeli pred gostiteljem, se sestanku sploh niso mogli pridružiti, če je bil sestanek zaklenjen. Po prihodu gostitelja so se morali osvežiti in se poskusiti znova pridružiti srečanju. Kot si lahko predstavljate, to sploh ni intuitivno. Kako lahko udeleženec ve za prihod gostitelja na sestanek?
Toda od Webexa 40.9 naprej imate lahko čakalnico za goste na načrtovanih sestankih. Gostje so uporabniki, ki bodisi niso prijavljeni v svoje račune Webex, bodisi zunanji uporabniki, ki na vašem spletnem mestu nimajo računa Webex. Tako bodo vsi gostje, ki bodo prispeli pred gostiteljem, morali počakati v sejni sobi. Toda vsi člani organizacije, ki prispejo pred gostiteljem, se bodo lahko pridružili neposredno.
Pojdite na webex.com in se prijavite v prostor za sestanke. Nato v navigacijskem meniju na levi pojdite na »Sestanki«.
Kliknite gumb »Razpored«, da načrtujete nov sestanek.
Lahko pa tudi uredite predhodno načrtovan sestanek z novimi nastavitvami. Odprite sestanek in kliknite gumb »Uredi«.
Potem, ko načrtujete sestanek, kot bi želeli, se pomaknite navzdol in kliknite »Prikaži napredne možnosti«.
Pod njim se bo razširilo nekaj možnosti. Kliknite na "Možnosti razporeda".
V možnostih razporejanja pojdite na »Odklenjena srečanja«. Privzeta nastavitev za to možnost je nastavljena na »Gostje se lahko pridružijo sestanku«. Kliknite izbirni gumb za »Gostje počakajte v preddverju, dokler jih gostitelj ne sprejme«, da ga izberete.
Zdaj, tako kot pri nastavitvah vaše osebne sejne sobe, boste videli možnost »Samodejno zaklepanje«. Morda se boste vprašali, zakaj preprosto ne morete zakleniti sestanka, da omogočite čakalnico, kot pri osebnih sejnih sobah.
Samo zaklepanje sestanka brez omogočanja prejšnje nastavitve ne bo ustvarilo čakalnice za goste, ki prispejo pred gostiteljem. Namesto tega bi neposredno vstopili na sestanek. Zato je pomembno omogočiti prejšnjo možnost. Pomembno pa si je zapomniti tudi, da ustvari čakalnico le, dokler se ne pridružite sestanku. Če želite ustvariti čakalnico za pozneje, morate sestanek zakleniti.
Zdaj lahko med načrtovanjem sestanka omogočite »Samodejno zaklepanje« ali pa sestanek zaklenete iz orodne vrstice sestanka, ko se sestanku pridružite; je povsem odvisno od vas. Ko je sestanek zaklenjen, bi morali vsi udeleženci, gostje in člani organizacije iti skozi čakalnico.
Na koncu kliknite gumb »Shrani« ali »Razpored«.
Za načrtovane sestanke ni splošne možnosti, ki bi ustvarila čakalnico za vsak sestanek. Te korake boste morali izvesti za vsak sestanek, ki ga načrtujete.
Čakalnice pri virtualnem srečanju so izjemno pomembne, da se izognemo morebitnim nesrečam. In čeprav imate na sestankih Webexa lahko čakalnico, mehanika ni tako preprosta in enostavna. Ko pa veste, kako, lahko zagotovite, da so vaši sestanki tako varni, kot bi morali biti.