Kako uporabljati sledenje spremembam v Excelu

Uporabite funkcijo Sledenje spremembam v Excelu, če želite vedeti, kdo je naredil spremembe v delovnem zvezku, spremembe, ki so jih naredili, in ali jih želite sprejeti ali ne.

Recimo, da ste nekoga prosili za lektoriranje ali sodelovanje pri Excelovem delovnem zvezku z vami. Morda boste želeli spremljati spremembe, vstavljanja in izbrise, ki so bili narejeni v tem delovnem zvezku v skupni rabi. To lahko storite s pomočjo Excelove funkcije Sledenje spremembam, lahko ugotovite, kdo je naredil spremembe in kakšne spremembe so naredili na vašem delovnem listu/delovnem zvezku v skupni rabi.

Excelovi delovni listi se privzeto ne spremljajo, zato ne bi vedeli, katere spremembe so bile narejene, kdo jih je naredil in kdaj. Ko pa je funkcija Sledenje spremembam omogočena, bo Excel opisal revizije, ki jih je opravil kateri koli uporabnik v delovnem zvezku. To je vodnik po korakih za sledenje spremembam v Microsoft Excelu.

Kako vklopiti sledenje spremembam v Excelu

Ko končate z vnosom vseh podatkov na delovni list, omogočite funkcijo »Sledenje spremembam«, preden daste Excelov delovni zvezek v skupno rabo v pregled. Ko končajo pregled, lahko svoje prvotne podatke primerjate s spremenjenimi podatki in nato sprejmete ali zavrnete njihove spremembe. Nato lahko izklopite Spremljanje sprememb.

Ne pozabite, da je to tehnično podedovana funkcija, zato v Excelu 2019 in 365 ne boste videli možnosti sprememb sledi. To funkcijo lahko najdete samo na zavihku Pregled v Excelu 2016 in nižjih različicah.

Če želite v Excelu vklopiti spremembe sledenja, pojdite na zavihek »Pregled« in kliknite »Sledenje spremembam«. Nato v spustnem meniju izberite »Označi spremembe«.

Odpre se pogovorno okno Označi spremembe. Pri tem potrdite polje »Spremljaj spremembe med urejanjem«.

Zdaj imamo tri možnosti Kdaj, Kdo in Kje. Polje »Kdaj« nam omogoča, da izberemo, od kdaj želimo slediti spremembam, izbiramo med »Od zadnjega shranjevanja, Vse, Še ni pregledano ali Od datuma (določen datum)«. Tukaj izberemo »Vse« v polju Kdaj.

In v polju Kdo izberemo »Vsi«. Izberete lahko tudi sledenje samo spremembam, ki so jih naredili določeni uporabniki ali vsi s to možnostjo.

Če želite, da se spremembe spremljajo na celotnem listu, preprosto pustite to polje nepotrjeno. potrdite polje »Označi spremembe na zaslonu« in kliknite gumb »V redu«.

Ali pa, če želite slediti spremembam samo v nekem delu lista, lahko določite obseg celic. Kliknite polje »Kje« in izberite obseg celic na delovnem listu. Nato kliknite »V redu«.

Kliknite »V redu«, da shranite delovni zvezek.

Nato na zavihku »Pregled« izberite možnost »Skupna raba delovnega zvezka«.

V pogovornem oknu Skupna raba delovnega zvezka se prepričajte, da je potrjeno potrditveno polje »Uporabi stare delovne zvezke v skupni rabi namesto nove izkušnje soavtorstva«. Nato kliknite »V redu«.

Na koncu izberite »Zaščiti delovni zvezek v skupni rabi« na zavihku Pregled. Odprlo se bo pogovorno okno Zaščiti delovni zvezek v skupni rabi. V pogovornem oknu Zaščiti delovni zvezek v skupni rabi potrdite možnost »Skupna raba s spremembami skladb«, da preprečite, da bi kdorkoli odstranil zgodovino sledenja. Nato kliknite »V redu«.

Po tem shranite datoteko in delite preglednico svojim sodelavcem v pregled.

Kako si ogledati in sprejeti ali zavrniti spremembe

Ko so vsi vaši sodelavci pregledali vaš delovni zvezek in naredili nekaj sprememb, se lahko odločite, da sprejmete ali zavrnete te spremembe.

Če se v preglednici spremeni kakšna sprememba, bo to prikazano z barvno obrobo celice in majhnim trikotnikom v zgornjem levem kotu celice.

Če želite preveriti podrobnosti, premaknite kazalec nad celico z majhnim trikotnikom v zgornjem levem kotu. Prikaže se polje za komentarje s tem, katere spremembe so bile narejene, kdo jih je izvedel in kdaj so bile narejene. Če je več pregledovalcev spremenilo vaš delovni list, bo vsakemu pregledovalcu dodeljena drugačna barva polja.

Pojdite na zavihek »Pregled« in v skupini Spremembe izberite »Sledenje spremembam«. Tokrat v spustnem meniju izberite možnost »Sprejmi ali zavrni spremembe«.

V pogovornem oknu »Izberite spremembe za sprejem ali zavrnitev« kliknite »V redu« za nadaljevanje.

Nato se odpre pogovorno okno »Sprejmi ali zavrni spremembe«, kjer lahko sprejmete spremembe eno za drugo ali sprejmete/zavrnete vse spremembe hkrati. Tu se bo prva pojavila prva sprememba, ki je bila najdena na delovnem listu. V našem primeru je bila prva ugotovljena sprememba ta, da se je vrednost celice B11 spremenila s 16,99 na 17,99. Ko jo sprejmete ali zavrnete, se bo naslednja sprememba naložila.

Ko kliknete »Sprejmi«, bo opravljena sprememba uporabljena na vašem delovnem listu. Če ga »zavrnete«, bo sprememba razveljavljena.

Ustvarjanje ločene datoteke za seznam zgodovine sprememb

Namesto da bi videli spremembe na istem delovnem listu, si lahko ogledate tudi seznam sprememb na ločenem delovnem listu z imenom »Zgodovina«. Zgodovinski list bo navedel vse podrobnosti o izvedenih spremembah.

Za ogled zgodovine izberite »Sledenje spremembam« na kartici Pregled in v spustnem meniju kliknite »Označi spremembe«.

V pogovornem oknu Označi spremembe preverite potrditveno polje »Seznam sprememb na novem listu« na dnu, preden kliknete »V redu«.

To bo ustvarilo nov list z imenom »Zgodovina«, ki bo navedel vse podrobnosti o spremembah, ki so bile narejene v delovnem zvezku.

Samo znova shranite datoteko, da odstranite list zgodovine iz delovnega zvezka.

Kako izklopiti sledenje spremembam v Excelu

Ko končate s pregledom, lahko izklopite funkcijo sprememb skladb v delovnem zvezku. S tem boste odstranili vse sledine podrobnosti (poudarki na celicah) in nehali slediti kakršnim koli nadaljnjim spremembam v vašem delovnem zvezku.

Preden lahko izklopite spremembe skladbe, morate najprej odstraniti zaščito delovnega zvezka. Če želite to narediti, kliknite možnost »Odstrani zaščito delovnega zvezka v skupni rabi« pod zavihkom »Pregled«.

Če želite izklopiti spremembe skladb, pojdite na zavihek »Pregled« in izberite Sledi spremembam > Označi spremembe.

V pogovornem oknu Označi spremembe počistite polje poleg možnosti »Sledenje spremembam med urejanjem« in kliknite »V redu«.

Funkcija Sledenje spremembam v Excelu je zdaj izklopljena.