V Google Preglednicah lahko ustvarite spustni seznam s seznamom elementov v nizu celic ali z ročnim vnašanjem elementov.
Spustni seznam (znan tudi kot spustni meni ali spustni meni) je meni, podoben seznamskemu polju, ki uporabnikom omogoča, da izberejo možnost s seznama vnaprej določenih možnosti. Spustni seznam zagotavlja, da uporabniki v celice vnesejo samo vrednosti, ki so na voljo na danem seznamu.
Ko sodelujete v Google Preglednicah, boste včasih morda želeli, da drugi uporabniki v stolpec vnesejo ponavljajoče se vrednosti. Da bi se izognili netočnosti, tipkarskim napakam in naredili pritrdilni element za vnos podatkov, boste morda želeli dodati spustni seznam, da zagotovite, da uporabniki vnesejo samo navedene vrednosti.
Na primer, ustvarite seznam nalog, za katere želite, da jih izvaja vaša ekipa. In želite, da vaša ekipa posodobi stanje vsake naloge kot Končano, Na čakanju, Prednost, Preskočeno in Opravilo v teku. Če želite to narediti, lahko ustvarite spustni meni s seznamom statusov opravil, med katerimi lahko uporabnik izbira namesto ročnega vnosa podatkov.
V tej vadnici bomo obravnavali vse o ustvarjanju in upravljanju spustnega seznama v Google Preglednicah.
Ustvarjanje spustnega seznama v Google Preglednicah
Spustni meni je funkcija preverjanja veljavnosti podatkov, ki uporabnikom omogoča nadzor nad tem, kaj je mogoče vnesti v delovni list. Hitro lahko ustvarite spustni meni s pogovornim oknom za preverjanje veljavnosti podatkov v Google Preglednicah.
Obstajata dva načina, kako lahko dodate spustni meni v Google Preglednice. Lahko naredite spustni seznam z vrednostmi v obsegu celic ali ročno določite elemente za seznam.
Ustvarite spustni meni z uporabo obsega celic v Google Preglednicah
V Google Preglednicah lahko naredite spustni seznam z uporabo seznama elementov v nizu celic.
Najprej odprite Google preglednico in vnesite seznam elementov v obseg celic, ki jih želite vključiti v spustni seznam. Tukaj, v tem primeru preglednice, imamo seznam imen mest kot podružnic.
Nato izberite celico ali obseg celic, kjer želite ustvariti spustni seznam. Lahko je na istem delovnem listu ali na ločenem delovnem listu.
Nato kliknite meni »Podatki« na vrhu preglednice in v spustnem meniju izberite možnost »Preverjanje podatkov«.
Ali pa kliknite z desno tipko miške, potem ko ste izbrali celico(e) in na dnu kontekstnega menija izberite »Preverjanje podatkov«.
Pojavilo se bo pogovorno okno za preverjanje veljavnosti podatkov. Tukaj lahko določite in prilagodite svoj spustni seznam z različnimi nastavitvami.
Razpon celic
Prvo polje, "Obseg celic", določa lokacijo, kjer bo ustvarjen spustni seznam. Ker smo za to že izbrali obseg, se samodejno zapolni.
To lahko spremenite tudi tako, da kliknete »ikono tabele« v polju Obseg celic in izberete obseg celic, kamor želite vstaviti spustni seznam.
Merila
Nato ima razdelek Merila seznam možnosti v spustnem meniju in potrebujete samo prvi dve možnosti. Ne morete ustvariti spustnega menija z drugimi možnostmi.
Kliknite spustni meni in izberite možnost »Seznam iz obsega«, da dodate obseg kot merilo.
V polje poleg vnesite referenco/obseg celice, ki vsebuje vse vrednosti, ki jih želite vključiti v spustni seznam. Namesto ročnega vnosa obsega samo kliknite ikono »Izberi obseg podatkov« (ikona tabele).
Prikaže se drugo pojavno okno z imenom Izberite obseg podatkov. Zdaj samo izberite celico/obseg, ki vsebuje seznam elementov in lokacija se samodejno doda v pogovorno okno »Izberi obseg podatkov«. Nato kliknite »V redu«. Ko izberete obseg z drugega lista, je ime lista vključeno tudi na lokacijo seznama.
V zgornjem primeru se seznam elementov v A2:A13 na listu 3 in spustni meni ustvari v C2:C17 na listu 4.
Prikaži spustni seznam v celici
Prepričajte se, da je potrditveno polje »Pokaži spustni seznam v celici« omogočeno. Če ta možnost ni potrjena, lahko še vedno vnesete elemente s seznama tako, da dvokliknete celico, vendar v celici ne boste videli spustne ikone.
O neveljavnih podatkih
Izberete lahko tudi, kaj se zgodi, ko nekdo vnese nekaj (neveljavne podatke), ki ni na seznamu. Za nastavitev »O neveljavnih podatkih« lahko izberete izbirni gumb »Prikaži opozorilo« ali »Zavrni vnos«. Možnost »Pokaži opozorilo« sprejme vnos uporabnika, vendar z opozorilom, medtem ko možnost »Zavrni vnos« vnos v celoti zavrne.
Videz
Z možnostjo Videz lahko uporabniku date namig, kako uporabiti spustni seznam ali kakšne vrednosti so sprejete v celicah.
Če želite aktivirati to možnost, izberite potrditveno polje »Pokaži besedilo pomoči za preverjanje« in tik pod njim se bo pojavilo besedilno polje. Vnesite navodila, ki jih želite prikazati v besedilnem polju.
Ko končate s konfiguracijo, kliknite gumb »Shrani«, da uveljavite spremembe.
Kako deluje spustni meni v Google Preglednicah
Zdaj so spustni seznami ustvarjeni v celici C2:C17 in ko kliknete spustno ikono, se prikaže seznam elementov.
Zdaj, če uporabnik vnese vrednost, ki je ni na seznamu, je ta celica označena kot neveljavni podatki. Oznako lahko opazite v zgornjem levem kotu celice C6. To je zato, ker smo izbrali možnost »Pokaži opozorilo« v nastavitvi »O neveljavnih podatkih« v pogovornem oknu za preverjanje veljavnosti podatkov.
In ko premaknete miškin kazalec nad oznako, boste videli opozorilno sporočilo.
Tako ustvarite dinamičen spustni seznam v Google Preglednicah.
Ustvarite spustni meni tako, da ročno vnesete elemente v Google Preglednice
Če želite ustvariti statični spustni seznam in nimate seznama elementov v obsegu celic v preglednici, lahko ročno podate elemente v pogovornem oknu za preverjanje veljavnosti podatkov.
Ta metoda je lahko uporabna, če želite ustvariti samo preprost spustni seznam s predmeti, kot so Da in Ne, Odobreno in Zavrnjeno, Na zalogi in razprodano itd. To naredite tako:
Izberite celico ali skupino celic, za katero želite dodati spustni seznam.
Kliknite zavihek »Podatki« v meniju in izberite možnost »Preverjanje podatkov«.
V pojavnem oknu za preverjanje veljavnosti podatkov se prepričajte, da je v polju »Obseg celic« izbrana prava celica ali obseg.
V spustnem meniju Merila morate tokrat izbrati »Seznam elementov«.
V polje poleg njega ročno vnesite želene elemente na spustnem seznamu in ne pozabite ločiti vsakega elementa z vejico brez presledka. V našem primeru želimo prikazati spole, zato vnesemo »Moški, ženski in ni določeno«.
V ime predmeta lahko dodate presledek, vendar ne med elementi. Elementi lahko vsebujejo besedila, datume, številke, formule in potrditvena polja.
Prepričajte se, da je možnost »Pokaži spustni seznam v celici« potrjena. Ker je to statični seznam in ne želimo nobenega drugega vnosa v celico, smo izbrali možnost »Zavrni vnos«.
Ko naredite spremembe, kliknite »Shrani«, da se uveljavi.
Zdaj se v vsaki celici izbranega obsega ustvari statični spustni meni. Kliknite spustno ikono ali dvokliknite celico ali pritisnite 'Enter' na celici, da izberete element.
Če uporabnik vnese vrednost, ki je ni na seznamu, preverjanje veljavnosti podatkov zavrne vnos in prikaže sporočilo o napaki. To je zato, ker smo izbrali možnost »Zavrni vnos« za »O neveljavnih podatkih« pri preverjanju veljavnosti podatkov.
Napaka bo uporabnika obvestila, da je v določeno celico vnesel neveljavne podatke in mora vnesti eno od navedenih vrednosti.
Uredite spustni seznam v Google Preglednicah
Včasih boste želeli dodati nove elemente, spremeniti elemente ali odstraniti elemente z že ustvarjenega spustnega seznama. Na že obstoječi spustni seznam je mogoče dodati nov seznam elementov.
Pojdite na obseg celic ali na list s celicami, ki vsebuje seznam elementov, ki ste jih uporabili za spustni seznam. Izvedite želene spremembe v vsebini teh celic. Dodate lahko nove elemente, urejate že obstoječe elemente in odstranite elemente iz teh celic.
To je prvotni seznam, ki smo ga prej uporabili za ustvarjanje spustnega menija:
Zdaj smo na seznamu naredili nekaj sprememb. Dodali smo nov element Stockholm, odstranili Dunaj in spremenili New York v New Jersey.
Ročno vnesene postavke lahko urejate tudi v pogovornem oknu Preverjanje podatkov.
Ko smo uredili seznam elementov, se bo spustni seznam samodejno posodobil. Toda nekateri predhodno vneseni vnosi z uporabo izvirnega spustnega menija so označeni kot neveljavni. Ker so te vrednosti urejene na seznamu, so označene kot neveljavne.
Zdaj, ko kliknete spustni meni, boste dobili na novo posodobljen spustni seznam.
Opomba: Če dodate ali izbrišete elemente na seznamu, ne pozabite spremeniti izbire obsega v merilih za preverjanje veljavnosti podatkov, da bodo vsi elementi pravilno prikazani na spustnem seznamu.
Kopirajte spustni seznam v Google Preglednicah
Namesto da ustvarite isti spustni seznam na več listih, lahko hitro kopirate spustni seznam iz ene celice v več celic na enem ali več listih.
Za hitro kopiranje spustnega seznama lahko uporabite preprosto metodo kopiranja in lepljenja.
Če želite to narediti, izberite celico s spustnim seznamom, z desno tipko miške kliknite in izberite »Kopiraj« ali pritisnite »Ctrl + C«. Nato izberite celico ali obseg celic, kamor želite vstaviti spustni seznam, z desno tipko miške kliknite in izberite »Prilepi« ali pritisnite »Ctrl + V«, da prilepite spustni meni.
Toda ta metoda bo kopirala tudi oblikovanje celic (barva, slog, obroba itd.) in vnos spustnega seznama.
Da bi se temu izognili, morate uporabiti posebno funkcijo lepljenja. Evo, kako to storite.
Najprej izberite in kopirajte celico (Ctrl + C) s spustnim seznamom. Nato izberite celico/obseg, v katerega želite kopirati spustni seznam. Z desno miškino tipko kliknite izbrano(-e) celico(-e), razširite možnost »Posebno lepljenje« in izberite možnost »Prilepi samo preverjanje veljavnosti podatkov«.
To bo kopiralo spustni seznam na želeno lokacijo.
Odstranite spustni seznam v Google Preglednicah
V primeru, da ne potrebujete več spustnega menija in jih želite izbrisati, lahko to preprosto storite z nekaj kliki miške.
Če želite odstraniti spustni seznam, izberite celico ali celice, kjer želite odstraniti spustni seznam. Nato kliknite meni »Podatki« in izberite »Preverjanje podatkov«.
Zdaj kliknite gumb »Odstrani preverjanje« na dnu pogovornega okna za preverjanje podatkov in kliknite »Shrani«.
to je to. Vaši spustni seznami so odstranjeni. Vendar vam bodo pustili podatke, ki smo jih vnesli s temi spustnimi seznami.
