Uporabite nastavitve stanja v Microsoft Teams, da svojo ekipo obvestite, ali ste na voljo
Microsoft Teams je postal ena najbolj priljubljenih aplikacij za sodelovanje v delovnem toku. Za organizacije, ki ga uporabljajo, je to zdaj glavni način komunikacije med člani ekipe, ki prehitevajo e-pošto. In prav je tako. Microsoft Teams ima veliko orodij za učinkovitejšo in produktivnejšo komunikacijo in sodelovanje od tradicionalnih sredstev.
Tudi ko delate od doma in niste prisotni v istem fizičnem prostoru, obstaja veliko orodij, s katerimi se izognete možnostim napačne komunikacije in ohranite produktivnost. Eno takšnih orodij, ki ste jih morda spregledali, vendar bi morali biti pozorni na to, so različne nastavitve stanja, ki so na voljo v Microsoft Teams, in vsi načini, kako jih lahko uporabite.
Katere nastavitve stanja so na voljo v Microsoft Teams
V Teams sta vam na voljo dve vrsti nastavitev stanja – status prisotnosti uporabnika in status po meri.
Kaj je stanje prisotnosti uporabnika
Stanje prisotnosti uporabnika je del vašega profila v Microsoft Teams (in tudi v celotnem sistemu Microsoft 365), ki drugim uporabnikom omogoča, da vedo vaše stanje razpoložljivosti. Pojavlja se kot majhna pika v zeleni/rdeči/rumeni/sivi barvi poleg vaše profilne slike.
En pogled na status in drugi člani vaše ekipe bodo ugotovili, ali ste na spletu, na sestanku, da vas ne motijo itd. Razumete bistvo. Natančno gledano, je namenjeno obveščanju drugih o splošnem stanju vaše razpoložljivosti.
Kaj je status po meri
Poleg statusa prisotnosti uporabnika je v Microsoft Teams tudi status po meri, s katerim lahko druge obvestite o natančnih okoliščinah vaše razpoložljivosti. Kjer lahko stanje prisotnosti uporabnika nekomu pove, da niste od mize, lahko status po meri pove natančne razloge za tem statusom, na primer, če nekomu poveste, da ste zdoma na kosilu in se boste vrnili čez eno uro.
To je majhno sporočilo po meri, ki ga lahko prikažete za kratek čas. Drugi uporabniki si jo lahko ogledajo, ko se premaknejo nad vašo profilno sliko. Pojavi se tudi, ko vam nekdo pošlje sporočilo prek osebnega klepeta ali vas @omeni, če tako želite.
Uporaba nastavitev stanja v Microsoft Teams
Nastavitev svojega statusa v Microsoft Teams, da pokažete svojo razpoložljivost drugim uporabnikom, je precej enostavna.
Nastavitev stanja vaše prisotnosti
Morda ste opazili, da se stanje prisotnosti samodejno spremeni, čeprav še nikoli niste spremenili nastavitev stanja. To je zato, ker Microsoft Teams samodejno prikaže vaše stanje glede na različne okoliščine.
Ugotovili boste tudi, da vam določene možnosti statusa niso na voljo, da jih nastavite kot status, vendar jih lahko vidite kot stanje prisotnosti drugih uporabnikov. Na primer »Na sestanku«, »Predstavljanje«, »Osredotočanje« itd. Te možnosti niso samo »niso na voljo« za vas, temveč jih nikomur ne more nastaviti sam. Ta stanja so konfigurirana v aplikaciji, kar pomeni, da Microsoft Teams spremeni ta stanja. Lahko jih spremeni v »Na sestanku«, ko ste na sestanku, ali »Predstavljam«, ko delite zaslon na sestanku, itd.
Toda možnosti za vas so omejene. Če želite nastaviti uporabniško konfigurirano stanje prisotnosti, kliknite gumb profila v naslovni vrstici aplikacije Teams.
Prikaže se kontekstni meni. Pojdite na možnost Status (trenutni status) v meniju.
Prikaže se podmeni z naslednjimi možnostmi stanja: Na voljo, Zaseden, Ne moti, Takoj se vrnem in Pojavljam se stran. Kliknite na stanje, ki ga želite prikazati. Obstaja tudi možnost »Ponastavi stanje«, če želite vrniti prisotnost v stanje, ki ga konfigurira aplikacija.
Ko sami nastavite stanje, ta v večini primerov preglasi stanje, ki ga je konfigurirala aplikacija, saj je njegova prednost visoka. Če na primer nastavite status »Ne moti«, ga ekipe ne bodo spremenile v »Na sestanku« ali »Na klicu«, kot bi to storili običajno.
Niso pa vsi kipi, ki jih konfigurira uporabnik, dokaz za preglasitev. Tudi če nastavite svoje stanje na »Na voljo«, bodo ekipe preglasile »Zdoma«, potem ko bi večino časa zaznale nedejavnost več kot pet minut.
Tudi, ko sami nastavite status v Microsoft Teams, imajo vsa stanja privzeto obdobje poteka. Torej tudi če pozabite spremeniti svoj status, ne boste večno ostali v načinu Ne moti ali Zasedeno.
| Uporabniško konfigurirano stanje | Privzeti potek |
|---|---|
| Zaseden | 1 dan |
| Ne moti | 1 dan |
| drugi | 7 dni |
Nastavitev statusa po meri
Če želite nastaviti sporočilo o stanju po meri, kliknite gumb profila in nato v meniju pojdite na »Nastavi sporočilo o stanju«.
Odpre se okno za sestavljanje sporočila o stanju. Sestavite stanje, ki ga želite prikazati drugim; največja dolžina statusa po meri je 280 znakov. V svojem statusu lahko tudi @omenite nekoga.
Ko sestavite stanje, potrdite možnost »Pokaži, ko mi ljudje sporočijo«, če želite. Ko je ta možnost omogočena, bodo ekipe, vsakič ko vam nekdo pošlje zasebno sporočilo ali vas @omeni v kanalu, prikazale vaše stanje nad svojim poljem za novo sporočilo. Torej, v peklu ne bo nobene možnosti, da bi zamudili vaš status in vas kasneje krivili, da se niste odzvali.
Nastavite lahko tudi datum poteka za status, po katerem bo Teams samodejno počistil vaš status. Privzeto bo kot izbrana možnost prikazano »Danes«. Kliknite nanj, da razširite spustni meni. Nato izberite eno od možnosti: »Nikoli«, »1 ura«, »4 ure«, »Danes«, »Ta teden«. Izberete lahko tudi »Po meri«, da določite datum in čas.
Zdaj tapnite »Končano«, da shranite stanje.
Vaše stanje po meri bo nastavljeno in vidno drugim skupaj s stanjem vaše prisotnosti.
Nasvet: Obstaja tudi status Odsotnost, ki ga lahko nastavite v Microsoft Teams, ki ga, smešna zgodba, dejansko ni mogoče nastaviti iz Microsoft Teams. Preberite, kako nastaviti odsotnost iz pisarne v Microsoft Teams v našem podrobnem blogu tukaj.
Sledite statusu drugih uporabnikov v Microsoft Teams
Poleg nastavljanja lastnega statusa, da obveščate druge, lahko spremljate tudi status drugih uporabnikov v svoji organizaciji. Ko spremljate stanje osebe, boste prejeli obvestilo vsakič, ko se prikaže na voljo ali brez povezave. Priznati morate, da je prejemanje obvestil boljše kot pa obsesivno zalezovanje in čakanje, da se prikažejo na spletu, ko imate pomemben posel.
Kliknite gumb profila v Microsoft Teams in v meniju pojdite na možnost »Nastavitve«.
Pojdite na »Obvestila« v navigacijskem meniju na levi.
Poiščite možnost »Ljudje« in kliknite gumb »Uredi« poleg nje.
Zdaj dodajte osebo(-e), katerih status želite spremljati, in prejemajte obvestila.
Ta obvestila lahko kadar koli ustavite s klikom na gumb »Izklopi« poleg imena osebe.
Nastavitve stanja v Microsoft Teams so neprecenljivo orodje, ki vam je na voljo za zagotovitev, da ni prostora za napačno komunikacijo. Uporabite lahko tudi različne nastavitve, kot sta Ne moti ali Osredotočeno itd., da se prepričate, da se lahko osredotočite na opravilo in vas nihče ne more motiti. Še vedno prejemate sporočila ljudi, samo ne obvestil, tako da lahko ostanete v svojem območju.