Na sestanku si ustvarjajte samodejne zapiske s funkcijo Live Transcriptions v Microsoft Teams.
Microsoft Teams je bil včasih precej napreden v hordi aplikacij za sodelovanje Workstream. Toda v zadnjem času svoje meje premika še dlje, da ostane aktualen v spreminjajočih se časih. Zahvaljujoč drastičnim spremembam v celotni enačbi, ki obkroža naš način dela, in oster konkurence, Microsoft Teams dosledno prinaša svojo A-igro.
Najnovejši dodatek k arzenalu funkcij, ki jih ponuja Teams, so prepisi srečanj v živo. Prepisi v živo so na voljo med sestankom in za ustvarjanje teh prepisov vam ni treba snemati sestanka.
Prepisi lahko močno izboljšajo vašo izkušnjo srečanja. Vaših sestankov ne naredijo samo produktivnejših z avtomatizacijo zapiskov sestankov namesto vas. Čeprav ni treba ročno zapisovati, je velik plus. Prav tako naredijo srečanja bolj vključujoča za udeležence, ki so gluhi ali naglušni, so na hrupnem mestu ali imajo drugačno raven znanja jezika.
Kako se prepis razlikuje od podnapisov v živo?
Microsoft Teams ima funkcijo podnapisov v živo že kar nekaj časa. Torej, kaj je tako posebnega pri prepisih srečanj? Največja razlika je v razpoložljivosti.
Prepisi so na voljo po sestanku. Lahko pa jih prenesete in delite s komer koli. Prav zato smo jih poimenovali »avtomatizirani zapiski sestankov«. Toda Teams ne shranjuje napisov.
Ko omogočite napise, so vidni samo vam, prepis pa je viden vsem, čeprav se lahko uporabniki odločijo, da ga skrijejo.
Če je glavni razlog, zakaj želite omogočiti prepise, narediti sestanek bolj vključujoč in dostopen, lahko uporabite prepise ali napise. Toda za zapis celotnega sestanka je najboljša možnost prepis.
Predpogoji za uporabo transkripcije v Misrosoft Teams
Z uporabo prepisov v Microsoft Teams je priloženih nekaj nizov. Prvič, na voljo je samo za načrtovana srečanja in ne za sestanke kanala ali »Spoznaj zdaj«. Torej, če je vaš dnevni red vključenost in boljša razumljivost v improviziranem sestanku ali sestanku kanala, se lahko odločite za podnapise v živo.
Poleg tega je funkcija na voljo samo, če je govorjeni jezik ameriška angleščina. Poleg tega ga je mogoče uporabljati samo iz namizne aplikacije in je na voljo samo za določene licence. To v bistvu pomeni, da brezplačni uporabniki Microsoft Teams in izključene vrste licenc nimajo dostopa do funkcije.
Organizacije z naslednjimi licencami imajo dostop do prepisov v Teams: Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365/Microsoft 365 A3, Office 365/Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365/Microsoft 365 F3, Microsoft 365 Business Basic SKU-ji Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium.
Uporabniki GCC, GCC-High in DoD niso upravičeni do uporabe funkcije.
Skrbnik za IT bi moral organizaciji omogočiti tudi prepis. Če ne najdete možnosti za prepis, se morate obrniti na skrbnika.
Omogočanje prepisa za vašo organizacijo
Če ste skrbnik IT za svojo organizacijo, pojdite v skrbniško središče Teams.
Skrbniki za IT organizacije lahko omogočijo prepis za vsakogar, tako da ga vključijo v globalno politiko, ali izbrane ljudi, ki imajo različne pravilnike za različne uporabnike.
Na navigacijski plošči na levi kliknite možnost za »Sestanki«.
Pod njim se bo razširilo nekaj možnosti. Med temi izberite »Pravila srečanj«.
Če želite omogočiti možnost za celotno organizacijo, kliknite možnost ali »Globalno (privzeto za celotno organizacijo)«.
Pomaknite se navzdol do razdelka »Avdio in video«. Nato se prepričajte, da je možnost »Dovoli prepis« vklopljena.
Če ga želite selektivno omogočiti, imate dve možnosti. Lahko ga vključite za celotno organizacijo, nato ustvarite pravilnik po meri, kjer možnost za prepis ni omogočena, in pravilnik dodelite uporabnikom, za katere ne želite dostopati do funkcije. Lahko pa greste v ravno nasprotno smer, kjer možnost ni omogočena globalno, ampak samo v pravilniku po meri in jo lahko dodelite uporabnikom, za katere želite, da imajo dostop do funkcije.
Če želite ustvariti nov pravilnik o sestankih, pojdite na stran »Pravilniki sestankov« in kliknite gumb »Dodaj«.
Poimenujte pravilnik in ga konfigurirajte tako, kot želite. Kliknite gumb »Shrani«.
Če želite pravilnik dodeliti uporabnikom, ga izberite in kliknite gumb »Upravljanje uporabnikov«.
Na desni se bo prikazala plošča. Poiščite uporabnike, ki jim želite dodeliti pravilnik, in kliknite gumb »Uporabi«.
Politike lahko dodelite tudi kateri koli skupini uporabnikov v vaši organizaciji.
Uporaba funkcije prepisovanja v sestankih
Uporaba funkcije na sestankih je sprehod po parku. Vendar ne pozabite, da lahko prepišete samo načrtovane sestanke. Začnite ali se pridružite načrtovanemu sestanku iz dogodka v koledarju.
Organizator sestanka in osebe iz istega najemnika lahko začnejo s transkripcijo. Gostje, osebe iz drugega najemnika in anonimni uporabniki (ljudje, ki ne želijo biti identificirani v prepisih) ne morejo začeti prepisa na sestanku.
Če želite začeti prepis, v orodni vrstici srečanja pojdite na »Več dejanj«.
Nato med možnostmi izberite »Začni prepis«.
Videli boste obvestilo, da se je prepisovanje začelo, in vsem morate sporočiti, da se prepisujejo. Toda tudi drugi udeleženci bodo videli obvestilo, da se sestanek prepisuje. Kljub temu morate v vljudnost za udeležence, ki so se pridružili prek telefona, obvestiti vse.
Na desni se bo prikazala plošča za prepis. Prepis bo vseboval tudi uporabniško ime in ikono profila udeleženca ter časovni žig.
Vsi udeleženci sestanka lahko kadar koli prikažejo ali skrijejo ploščo s prepisom. Kliknite gumb »Zapri« na plošči, da ga skrijete.
Prav tako lahko odprete meni Več dejanj in tam izberete »Skrij prepis«.
Če želite prikazati ploščo, v meniju Več dejanj izberite »Pokaži prepis«.
Organizator sestanka in voditelji lahko prekinejo prepis in ga znova začnejo kadar koli med sestankom. Če želite ustaviti prepis, se pomaknite do menija Več dejanj in izberite »Ustavi prepis«.
Vsi bodo prejeli obvestilo, da ste prenehali s prepisovanjem. Prepis se bo samodejno ustavil, ko vsi zapustijo sestanek.
Prenos in deljenje prepisov
Prepisi sestankov so na voljo za samodejno prenos po sestanku v koledarskem dogodku. Pojdite na »Koledar« na navigacijski plošči na levi.
Nato odprite dogodek za načrtovano srečanje.
Stran srečanja bo imela na vrhu dodaten zavihek: »Posnetki in transkripti«.
Celoten prepis bo na voljo za ogled tam. Če ga želite prenesti, kliknite gumb za prenos.
Prepis lahko prenesete kot datoteko .vtt (priljubljena oblika za prepise) ali datoteko .docx (dokument Word).
Prepisi so na voljo za prenos iz računov udeleženca, dokler jih organizator srečanja ne izbriše.
Mobilni udeleženci ne vidijo prepisa v mobilni aplikaciji. Če želite, da bo dostopna mobilnim udeležencem, prenesite datoteko in jo naložite v klepet. Pojdite na klepet na sestanku in kliknite gumb »Priloži«, da naložite datoteko.
Mobilni udeleženci lahko nato najdejo datoteko v svojem klepetu.
Skrivanje vaše identitete v prepisih
Ekipe lahko identificirajo osebo, ki govori, in transkripcije srečanja samodejno vključujejo uporabniško ime in ime osebe. Če želite pri prepisih ostati anonimni, lahko skrijete svojo identiteto. Toda to morate storiti pred sestankom.
Kliknite ikono »Nastavitve in več« (meni s tremi pikami) poleg ikone profila v naslovni vrstici. Nato v meniju izberite »Nastavitve«.
Odprle se bodo nastavitve. V navigacijskem meniju na levi pojdite na »Napisi in prepisi«.
Nato izklopite stikalo za »Samodejno me identificira v napisih in prepisih«.
Prepisi so odlična funkcija in Microsoft Teams jih zagotovo olajša uporabo. Torej, ko boste naslednjič želeli narediti zapiske sestanka ali omogočiti dostop do vsebine sestanka za vse, lahko prepišete celotno srečanje.