Pogojno oblikovanje vam omogoča, da označite pomembne podatke in uporabite posebno oblikovanje za celice, ki izpolnjujejo določene kriterije.
Excelovo pogojno oblikovanje je zmogljiva funkcija, ki vam omogoča spreminjanje formata celic na podlagi pogoja (ali meril). Pogojno oblikovanje pomaga poudariti, poudariti ali razlikovati podatke, shranjene v Excelovi preglednici.
Vsa pravila pogojnega oblikovanja temeljijo na preprosti logiki: če so pogoji resnični, bo uporabljeno specifično oblikovanje; če so pogoji napačni, oblikovanje ne bo uporabljeno.
Pogojno oblikovanje vam pomaga poudariti pomembne podatke v naboru podatkov, poudariti anomalije in vizualizirati podatke z uporabo podatkovnih vrstic, barv in nizov ikon. V tej vadnici bomo raziskali, kako uporabiti pogojno oblikovanje za označevanje celic ali obsegov celic na podlagi pogoja.
Kako uporabiti Excelovo pogojno oblikovanje
Na primer, vi ste zadolženi za upravljanje velikega seznama zalog z več artikli in njihovo količino na zalogi. In če je količina določenega artikla na zalogi nižja, recimo 50, je pomembno, da to upoštevate, da ga lahko obnovite.
Če ima ta inventar nabor podatkov z več sto vrsticami, ni zelo učinkovito iskati vrstico za vrstico, da bi ugotovili, ali so v tem stolpcu številke pod '50'. Tu je priročna funkcija pogojnega oblikovanja. Z nekaj kliki z miško lahko označite vse vrednosti v stolpcu, ki je manjši od '50'.
Pogojno oblikovanje s pravili označevanja
V našem primeru imamo delovni list, ki vsebuje evidenco prodaje nekaterih izdelkov. želimo izpostaviti znesek, ki je manjši od 500 v prodaji.
Če želite to narediti, najprej izberite obseg celic, za katerega želite uporabiti pravilo (pogoj). V našem primeru želimo v stolpcu »Količina« poudariti količino, ki je manjša od 500, zato izberite stolpec D. Označite lahko vrednosti v obsegu celic ali več obsegih celic ali celo na celotnem listu.
Nato pojdite na zavihek »Domov« in kliknite »Pogojno oblikovanje«. V spustnem meniju izberite »Pravila označevanja celic« in ker želimo najti manj kot 500 vrednosti, kliknite možnost »Manj kot«. Excel ponuja sedem prednastavljenih pravil za poudarjanje. Za poudarjanje podatkov lahko uporabite katerega koli od njih.
Nato se prikaže pogovorno okno »Manj kot«. Pri tem vnesite »500« v polje »Oblikuj celice, ki so MANJ OD« in izberite oblikovanje za poudarjanje v spustnem meniju poleg njega.
Zdaj bodo celice, ki vsebujejo manj kot 500 v svojih vrednostih, označene v izbranem oblikovanju.
Poglejmo, kako označiti vrednosti, ki vsebujejo določen besedilni niz. V naslednjem primeru želimo izpostaviti vse zaposlene iz Novega Južnega Walesa (NSW).
Če želite to narediti, pojdite na zavihek Domov –> Pogojno oblikovanje –> Pravila označevanja celic –> Besedilo, ki vsebuje.
V vodoravnem spustnem meniju »Pravila označevanja celic« lahko uporabite druge možnosti, da označite podvojene vrednosti, datume, več kot, enako ali med vrednostmi.
V pogovornem oknu Besedilo, ki vsebuje, vnesite »NSW« v polje in izberite oblikovanje ter kliknite »V redu«.
rezultat:
Pogojno oblikovanje s pravili zgoraj/spodaj
Zgornja/spodnja pravila so še ena koristna vgrajena prednastavljena pravila pogojnega oblikovanja, ki so na voljo v Excelu. Ta pravila vam omogočajo, da opozorite na zgornje (n) število elementov, zgornje (n) število odstotkov, spodnje (n) število elementov, spodnje (n) število odstotkov ali vrednosti celic, ki so zgoraj povprečno ali podpovprečno.
Recimo, da imate v preglednici oceno študenta in želite izvedeti 10 najboljših izvajalcev (najboljših 10 uvrstitev) s tega seznama. S pogojnim oblikovanjem lahko označite najboljših 10 ocen ali prvih 15 ali poljubno (n) število najboljših elementov. Če želite označiti prvih 10 elementov v obsegu celic, najprej izberite obseg (skupaj) v tabeli.
Nato pojdite na »Pogojno oblikovanje«, razširite »Pravila na vrhu/spodnji strani« in izberite možnost »Najboljših 10 elementov ...«.
V pogovornem oknu »10 najboljših elementov« spremenite število uvrstitev z majhnimi puščicami v levem polju. Če želite na seznamu ocen označiti prvih 20 uvrstitev (skupna ocena), potem nastavite številko na 20. Privzeta vrednost je že 10, zato jo ohranimo. V desnem polju izberite obliko celice in kliknite »V redu«
Prvih 10 ocen iz stolpca »Skupaj« je označenih, kot je prikazano spodaj.
Recimo, da želite najti podpovprečne ocene v stolpcu »Izpit 1« na istem listu z ocenami. Če želite to narediti, pojdite na zavihek Domov –> Pogojno oblikovanje –> Pravila na vrhu/spodnji strani –> Pod povprečjem.
Namesto da izberete enega od vnaprej določenih pogojev, lahko nastavite svoje pogojno oblikovanje. Če želite ustvariti lastno oblikovanje, izberite možnost »Oblika po meri« v oknu »Pod povprečjem«.
Odpre se novo okno za oblikovanje celic, kjer lahko prilagodite svoje oblikovanje celic. Izberemo oranžno barvo, da poudarimo podpovprečne ocene. Ko končate, dvakrat kliknite »V redu«, da vidite rezultat.
rezultat:
Uporabite podatkovne vrstice
Podatkovne vrstice so preprosto vodoravne vrstice v vaših celicah. Velikost vrstice je relativna glede na vrednost celice glede na vrednost drugih celic v izbranem obsegu. To pomeni, da je vrednost kratkega stolpca nizka v primerjavi z vrednostmi drugih celic, dolga pa pomeni, da je vrednost visoka v primerjavi z drugimi vrednostmi celic.
Najprej izberite obseg celic, ki jih želite vizualizirati s podatkovnimi vrsticami.
Nato pojdite na »Pogojno oblikovanje« na zavihku »Domov«, nato razširite »Podatkovne vrstice« v spustnem meniju in izberite svojo izbiro podatkovne vrstice.
Razlika med formatom podatkovne vrstice in drugimi oblikami je v tem, da je prikazan na vseh celicah, namesto da bi izpolnjeval določen pogoj.
Uporabite barvne lestvice
Barvne lestvice so zelo podobne podatkovnim vrsticam, ker obe povezujeta vrednost posamezne celice z vrednostjo drugih celic v izbranem obsegu. Vendar pa podatkovne vrstice vizualizirajo vrednost celice po dolžini vrstice, medtem ko barvne lestvice to naredijo z barvnimi prelivi.
Vsaka možnost barvne lestvice uporablja dvo- ali tribarvne vzorce preliva. Ena barva je dodeljena najvišjim vrednostim, druga barva je dodeljena najnižjim vrednostim in vse druge vrednosti vmes dobijo mešanico teh dveh barv.
Za to bomo uporabili isti primer, kot smo ga uporabili za podatkovne vrstice. Izberite obseg celic, pojdite na Domov -> Pogojno oblikovanje -> Barvne lestvice. Nato v vodoravnem spustnem meniju Barvne lestvice izberite barvni razpon.
Ko smo izbrali prvi barvni razpon, je rdeča barva dodeljena najnižji vrednosti, zelena barva je dodeljena najvišji vrednosti, vsem vmesnim vrednostim pa so dodeljene barve, ki so mešanica rdeče in zelene barve (kot je prikazano spodaj). Ker je rumena narejena z združevanjem rdeče in zelene z enako intenzivnostjo, so ji dodeljene celice s povprečnimi vrednostmi.
Uporabi nabore ikon
Nabori ikon so še ena metoda za vizualizacijo podatkov znotraj vsake celice in povezovanje celic med seboj.
Izberite celice in kliknite Domov –> Pogojno oblikovanje –> Nabori ikon. Izberete lahko katerega koli od teh nizov ikon, ki je bolj primeren za vaše potrebe. Za naš primer bomo izbrali prvo možnost pod Directional.
Rdeče, rumene in zelene puščice, ki označujejo nizke, srednje ali visoke cene.
Odstrani pogojno oblikovanje
Če želite odstraniti pogojno oblikovanje, se vrnite na možnost »Pogojno oblikovanje« na zavihku »Domov« in kliknite »Počisti pravila«. Nato izberite, katera pravila želite počistiti.
Izbrali bomo »Počisti pravila iz celotnega lista«, da odstranimo vse pogojno oblikovanje z delovnega lista.
Zdaj ste se naučili uporabljati pogojno oblikovanje za oblikovanje celic s prednastavljenim pogojem Excela.