Ustvarite spustni seznam elementov v Excelu, da bo vnos podatkov lažji, hitrejši in brez napak. S funkcijo Excelovega preverjanja podatkov lahko preprosto ustvarite spustne sezname za vnos podatkov na delovni list ali delovni zvezek.
Excelov spustni seznam ali spustni meni je grafični kontrolni element, ki uporabnikom omogoča izbiro možnosti s seznama vnaprej določenih možnosti. To bo olajšalo in pospešilo vnos podatkov ter zmanjšalo netočnost in tipkarske napake.
Uporabniki lahko na primer enostavno izberejo status dela KONČAN v spustnem meniju. Če pa jim omogočite izbiro, da jo vnesejo ročno, lahko vnesejo celotno besedo KONČAN, V ČEKANJU ali V TEKU, ali NE. Za vpis statusa za vsako delo bo vzelo veliko časa, če pa bi šlo za spustni seznam, bo to pospešilo postopek vnosa podatkov.
V tej objavi vam bomo pokazali hiter in enostaven način za ustvarjanje spustnega seznama z uporabo podatkov iz celic ali z ročnim vnašanjem podatkov ali z uporabo formul v Excelu.
Ustvarjanje spustnega seznama z uporabo podatkov iz celic
Na primer, lahko naredite spustni meni za spremljanje stanja vsakega od potovanj, ki jih nameravate izvesti (kot je prikazano na spodnji sliki).
Najprej vnesite elemente, ki jih želite prikazati v spustnem meniju v nizu celic. To lahko storite na listu, ki bo vseboval spustne sezname, ali na drugem listu.
V tem primeru smo na listu 2 vnesli seznam elementov za spustni seznam.
Vrnite se na list 1 in nato izberite celico B2 (to je celica, kjer boste nastavili spustni meni).
Nato pojdite na zavihek »Podatki« in kliknite ikono »Preverjanje podatkov« in v spustnem meniju izberite »Preverjanje podatkov«.
V pogovornem oknu »Preverjanje podatkov« izberite »Seznam« v spustnem meniju »Dovoli:« in kliknite »V redu«.
Kliknite v polje »Vir« in lahko izberete seznam elementov, ki jih želite dodati, kot možnosti, ki se bodo prikazale na seznamu.
Zdaj izberite seznam elementov (A1:A5) na listu 2.
In lokacija, kjer bodo vrednosti za spustni meni samodejno dodane v polje Vir. Zdaj kliknite »V redu«. Če počistite možnost »Prezri črno«, bo Excel uporabnike prisilil, da izberejo vrednost s seznama.
Zdaj ste naredili spustni seznam v celici B2 stolpca Status.
Če želite kopirati spustni seznam v vseh 5 vrstic, preprosto kliknite na majhen zeleni kvadrat v spodnjem levem kotu spustnega polja in ga povlecite navzdol do celice B6.
Zdaj se spustni seznam kopira iz celice B2 v celico B6.
Ustvarjanje spustnega seznama z ročnim vnosom podatkov
Lahko pa dodate elemente neposredno v spustni meni, tako da jih ročno vnesete v polje »Vir« v pogovornem oknu za preverjanje veljavnosti podatkov.
V tem primeru dodajate spustni seznam za sezono, v kateri obiščete mesta. Torej izberite celico C2, da ustvarite spustni seznam.
Odprite pogovorno okno »Preverjanje podatkov« na zavihku »Podatki«.
Izberite »Seznam« v merilih za preverjanje in vnesite svoj seznam v polje »Vir«. Vse elemente je treba vnesti brez presledka, med posameznimi postavko jih ločiti z vejico.
Tukaj vnesite »Pomlad, poletje, jesen, zima« v izvorno polje in kliknite »V redu«.
Zdaj bodo vsi elementi (možnosti), vneseni v polje Vir, prikazani v različnih vrsticah na spustnem seznamu. Nato lahko povlečete in kopirate seznam v preostale vrstice, kot ste to storili v prejšnji metodi.
Ustvarjanje spustnega seznama z uporabo formul
Drug način, kako lahko ustvarite spustni seznam, je uporaba formule OFFSET v izvornem polju.
V tem primeru ustvarimo spustni seznam v stolpcu Leto. Izberite celico D1 in pojdite na Podatki –> Podatkovna orodja –> Preverjanje podatkov.
V oknih za preverjanje podatkov vnesite to polje vira formule namesto sklicevanja na celico ali ročno vnesenih elementov:
=OFFSET(referenca, vrstice, stolpci, [višina], [širina])Zdaj vnesite seznam elementov za spustni seznam (Leto) na listu 2.
V formuli podajte sklicevanje na celico kot B1 (začetno točko seznama), podajte vrstice in stolpce kot 0, da se izognete odmiku sklicevanja, in podajte kot višino kot 5 za elemente na seznamu.
=OFFSET(list2!$B$1,0,0,5)Zdaj, če vnesete to formulo v izvorno polje, vrne matriko s seznamom let (B1:B5).
To bo ustvarilo spustni seznam, ki prikazuje vsa leta v obsegu celic B1:B5 na listu 2.
Odstranjevanje spustnega seznama
Prav tako lahko odstranite spustni seznam v Excelu. Če želite odstraniti spustni seznam, izberite celico s spustnim seznamom. Nato pojdite na Podatki –> Podatkovna orodja –> Preverjanje podatkov.
Kliknite gumb »Počisti vse« v spodnjem levem kotu pogovornega okna »Preverjanje podatkov« in kliknite »V redu«. S tem boste odstranili spustni seznam v izbrani celici.
Če želite odstraniti vse spustne sezname na delovnem listu, označite »Uporabi te spremembe za vse druge celice z enakimi nastavitvami«, preden kliknete gumb »Počisti vse«. Nato kliknite »V redu«, da uporabite.
Zdaj lahko ustvarite in odstranite spustne sezname, tako da sledite tem navodilom po korakih.