Najboljša varalka, da postanete profesionalni uporabnik Microsoft Teams
Microsoft Teams trenutno ne potrebuje predstavitve. Če bi bilo 2019, seveda. Toda to je bilo leto aplikacij za videokonference in Workstream Collaboration. In Microsoft Teams se je varno uveljavil kot eden od MVP-jev v ekosistemu WSC.
To je zato, ker to ni samo aplikacija za video konference. Za Microsoft Teams je veliko več. In šole in uradi ga obožujejo za delo na daljavo ravno iz tega razloga. To je aplikacija za sodelovanje s soigralci na najučinkovitejši način. Toda sama količina funkcij v Microsoft Teams je včasih lahko presenetljiva. Če bi le obstajalo nekaj, kar bi vam lahko pomagalo, bi lahko hitro krmarili.
Ne glede na to, ali ste star ali relativno nov uporabnik Microsoft Teams, ni pomembno; vsi imajo radi malo goljufanje, da povečajo svojo produktivnost, se pokažejo kot profesionalci in morda celo pokažejo svoje spretnosti. Točno to lahko storite s tem seznamom nasvetov in trikov za skoraj vse, kar lahko počnete v Microsoft Teams.
Nasveti za povečanje produktivnosti
Opraviti več dela v krajšem času, kdo si tega ne želi? Zagotovo ne vi ali vaši delodajalci! Ti nasveti in triki bodo zagotovo izboljšali vašo osredotočenost in dvignili vašo produktivnost na streho.
Ostanite pred svojimi nalogami
Aplikacija Tasks v Microsoft Teams je bila najbolj pričakovana aplikacija za navdušence, vendar to ne pomeni, da so vsi prejeli beležko. Če ste bili v ekipi, ki je to nekako zamudila, se morate takoj vkrcati na ta vlak, ker verjemite nam, zamudite.
Opravila načrtovalca in opravila združujejo obe funkcionalnosti obeh Microsoftovih aplikacij – načrtovalca in opravila – kar v Microsoft Teams. Tako lahko spremljate svoj napredek in upravljate svoja opravila, ne da bi vam bilo treba preklapljati med več aplikacijami. Torej ni več izbire med razumom ali urnikom.
Aplikacija Opravila združuje vaša osebna opravila iz Opravil in naloge v skupni rabi iz aplikacije Načrtovalnik neposredno v Microsoft Teams. Dodate ga lahko kot osebno aplikacijo ali celo kot zavihek za skupno upravljanje skupinskih opravil. Aplikacija Opravila je na voljo vsem z naročnino na Microsoft 365.
👉 Obvladajte uporabo Nalog, ki jih načrtuje načrtovalec in To-Do v Microsoft Teams.
Z informacijami ravnajte kot čarovnik s seznami
Če poznate prave aplikacije v Microsoft Teams, vas nihče ne more ustaviti. Microsoft Lists je ena takšnih aplikacij, ki jo morate izkoristiti. S seznami lahko spremljate vse informacije, bodisi osebne ali skupne. Aplikacija Seznami je lahko v pomoč, če ima vaša ekipa podatke, ki jim je treba slediti, jih organizirati ali upravljati poteke dela.
Za pospešitev stvari obstajajo predloge za posamezne panoge in primere, ki še olajšajo ustvarjanje teh seznamov. Ta razvoj SharePointovih seznamov vam lahko pomaga spremljati skoraj vse – težave, sredstva, rutine, dogodke, inventar ali stike. Če želite, da se stvari izboljšajo, imate lahko celo pogojno oblikovanje, tako da se predmeti na vaših seznamih samodejno prikažejo ali izginejo, ko so izpolnjeni določeni pogoji. Z uporabo te aplikacije se bo vaša produktivnost eksponentno povečala.
👉 Naučite se ustvarjati in uporabljati sezname v Microsoft Teams kot profesionalec.
Posredujte e-pošto neposredno na svoje kanale
E-pošta je ena najpogosteje uporabljenih oblik komunikacije v svetu podjetij. Količina dopisovanja, ki poteka preko e-pošte, je ogromna. Toda to tudi pomeni, da ko vaša organizacija uporablja Microsoft Teams, ste včasih ujeti med dvema različnima medijema. Kopiranje vse vsebine iz vaših e-poštnih sporočil za objavo v kanalu v Microsoft Teams je lahko tako utrujajoče.
To je zato, ker delaš narobe! Ali veste, da ima vsak kanal v Microsoft Teams edinstven e-poštni naslov, na katerega lahko neposredno posredujete e-pošto? Ja, prav ste slišali. Vsa e-poštna sporočila, ki jih pošljete na ta naslov, bodo prikazana kot objave neposredno v kanalu. Kako učinkovito je to!
Če želite dobiti e-poštni naslov za kanal, pojdite na ikono »Več možnosti« (meni s tremi pikami). Nato v meniju kliknite »Pridobi e-poštni naslov«.
E-poštni naslov bo ustvarjen. Kopirajte ga, da ga uporabite.
Uporabite ukazno vrstico
Ukazna vrstica v Microsoft Teams mora biti najbolj premalo uporabljena funkcija. Vendar ima potencial, da postane vaša najbolj uporabljena funkcija, če jo znate pravilno uporabiti. Ukazna vrstica lahko stvari izjemno pospeši.
Želite najti staro sporočilo, začeti klepet ali klic, iti na kanal, videti svoje datoteke? Za vse to in še veliko več uporabite ukazno vrstico. Za njihovo uporabo se vam niti ni treba spomniti vseh ukazov. Microsoft Teams vam ga zagotovi. Vse, kar se morate spomniti, če ima naloga, ki jo morate opraviti, ukaz zanjo, tako da jo lahko opravite hitro.
Oglejte si podroben vodnik o uporabi ukazov v Microsoft Teams, da povečate svojo produktivnost in prihranite čas.👆
Razčlenitev jezikovnih ovir
Danes globalne ekipe niso novost. Namesto tega je v tem obdobju vse več ekip raztresenih po vsem svetu. In to zahteva potrebo po razumevanju jezika drug drugega za učinkovito komunikacijo. Z Microsoft Teams vam ni treba skočiti na Google Translate in kopirati/prilepiti sporočila. Microsoft Teams ponuja vgrajen prevajalec za ta namen.
Kliknite ikono »Več možnosti« (meni s tremi pikami) na sporočilu, ki ga želite prevesti. V meniju boste videli možnost »Prevedi«; kliknite za hiter prevod sporočila v vaš privzeti jezik.
Zaznamek sporočil
To se na prvi pogled morda zdi majhna funkcionalnost, vendar vam lahko prihrani veliko časa. Namesto da bi poskušali poiskati stara sporočila z iskalno vrstico, lahko shranite poljubna sporočila in dostopate do njih v razdelku »Shranjeno«.
Pojdite na sporočilo in kliknite ikono »Več možnosti« (meni s tremi pikami). Nato kliknite možnost »Shrani sporočilo«.
Za dostop do shranjenega sporočila lahko uporabite ukaz /shranjeno iz ukazne vrstice ali kliknite svojo profilno sliko v opravilni vrstici in v meniju, ki se prikaže, izberite »Shranjeno«.
Uporabite bližnjice na tipkovnici
Če želite povečati svojo produktivnost, se ne izogibajte uporabi bližnjic na tipkovnici. Bližnjice na tipkovnici vam lahko prihranijo toliko časa, vendar jih veliko ljudi ne izkoristi v celoti. Ne bodi eden od teh ljudi. Naučite se bližnjic na tipkovnici za opravila, ki jih največ opravljate, in hitro opravite stvari.
🤸♀️Poskočite sem, da poiščete seznam vseh bližnjic na tipkovnici v Microsoft Teams za Windows, splet in Mac.
Nasveti za boljša srečanja
Poleg uporabe programa Microsoft Teams za sodelovanje s soigralci je še ena stvar, ki jo ljudje najpogosteje uporabljajo, za organizacijo sestankov. In pri tem zagotovo želite biti profesionalec.
Uporabite način Skupaj za poglobljeno izkušnjo srečanja
Ko se vam zdi težko sodelovati na sestanku, kot se pogosto zgodi: spletna srečanja navsezadnje niso enaka srečanjem v resničnem svetu. Microsoftov način Together Mode ruši ovire in virtualne stene, zaradi česar se počutite, kot da ste skupaj v skupnem prostoru.
Ko je na sestanku 5 ali več oseb, lahko vklopite način Skupaj. Pojdite v orodno vrstico srečanja in kliknite ikono »Več možnosti« (meni s tremi pikami). Nato v meniju izberite »Skupni način«, da ga omogočite.
Trenutno lahko v pogledu avditorija uporabljate način Skupaj, zaradi katerega se počutite, kot da vsi skupaj sedite v skupnem prostoru avditorija.
👉Preberite več o načinu Skupaj v Microsoft Teams ter o tem, kako ga omogočiti in uporabljati.
Vodite skupinske razprave s sejalnimi sobami
Ne glede na to, ali poučujete razred ali gostite pisarniška srečanja, so skupinske razprave velik del procesa. S sobami za sestanke v Microsoft Teams lahko preprosto olajšate udeležence sestanka v različne skupine.
Zdaj vam v Microsoft Teams ni več treba ustvarjati razčlenitvenih sob. Microsoft je dodal inherentno podporo za to zelo želeno funkcijo na sestankih. Gostitelji srečanj lahko razdelijo udeležence v sobe za sestanke (do 50) naključno ali ročno odločijo, kdo kam gre. Funkcija Breakout Room je na voljo tako plačljivim kot brezplačnim uporabnikom.
Če želite ustvariti sobe s sestankom, pojdite v orodno vrstico sestanka na vrhu zaslona in kliknite ikono »Soba za sestanke«. Nato udeležence razdelite na število sob, ki jih želite.
Uporabite zapiske sestanka
To je zelo podcenjena funkcija, ki ne dobi pozornosti in spoštovanja, ki si ju zasluži. Opombe sestankov v Microsoft Teams lahko naredijo vaša srečanja bolj brezhibna. Ne glede na to, ali želite zajeti vse pomembne podrobnosti, o katerih se razpravlja na sestanku, ali ustvarite dnevni red za stvari, o katerih je treba razpravljati, bi morali biti Opombe sestanka vaša prednost.
In kar je najpomembneje, so na voljo ne samo med sestankom, ampak tudi po in pred njim (za načrtovana srečanja). Verjemite nam, morate jih začeti uporabljati zdaj, če še niste.
Skočite, da se seznanite z vsemi podrobnostmi o uporabi zapiskov sestankov v Microsoft Teams.🏃♀️
Ohranite dekoracijo na sestanku in namesto tega dvignite roke
Ohranjanje lepote na virtualnih srečanjih je lahko zelo težko. In posledično je skoraj povsod postal bonton sestankov, da je vaš mikrofon izklopljen. Kaj pa, ko morate spregovoriti? Če vklopite mikrofon, ne da bi morali biti pozvani, še vedno moti sestanek.
V Microsoft Teams ni nujno, da je tako nevljudno. Namesto tega uporabite gumb »Dvigni roko«, ko morate nekaj spregovoriti. Govorcu nakaže, da imate nekaj v mislih, nato pa vas lahko prosi, da vklopite zvok in govorite na način, ki ne povzroča prekinitve. Bolje je kot dejansko dvigniti roko, saj ni zagotovila, da bo govornik slučajno pogledal vaš video vir, obstaja pa zagotovilo, da bo pogledal »Dvignjeno roko« na plošči udeležencev.
Pojdite v orodno vrstico srečanja in kliknite ikono »Dvigni roko«, da dvignete roko.
Prepišite svoja srečanja
V primeru, da ste si kdaj želeli prepis celotnega srečanja, a se vam je zdelo nemogoče, se ne morete bolj motiti. Microsoft Teams ima precej hiter način za pridobivanje prepisov sestankov, vendar deluje le, če je vaš privzeti jezik angleščina in ko se je na sestanku govorilo angleško.
Prav tako bi vam morala politika vaše organizacije omogočati prepise sestankov. Vpletena je tudi druga ulov – prepis je na voljo samo za sestanke, ki ste jih posneli. Te prepise lahko celo uredite, preden jih daste v skupno rabo.
Če želite dobiti prepis, pojdite na Microsoft Stream, da si ogledate posnetek. Nato kliknite ikono menija s tremi pikami in med možnostmi izberite »Posodobi podrobnosti videoposnetka«.
Izberite jezik v spustnem meniju »Jezik videoposnetka«.
Zdaj kliknite potrditveno polje za »Samodejno ustvari napise«, da ga izberete, in kliknite gumb »Uporabi«, da dobite prepis.
Imejte zasebne nenačrtovane sestanke
Ni nujno, da so nenačrtovana srečanja v kanalu. Ali pa vam ni treba vedno načrtovati sestanka, če želite, da ostane zaseben. Lahko imate improvizirana srečanja, ki so popolnoma zasebna in niso odprta za vse v kanalu. In ne, ne govorimo o klicih 1:1 ali skupinskih klicih iz skupinskih klepetov. Ti zasebni sestanki so tako kot drugi sestanki, kjer lahko imate goste izven vaše organizacije, za razliko od 1:1 ali skupinskih klicev.
V navigacijskem meniju pojdite na »Koledar« (za uporabnike Microsoft 365) ali »Sestanki« (za uporabnike brezplačnega programa Microsoft Teams).
Nato kliknite možnost »Spoznaj zdaj« v zgornjem desnem kotu. Ti sestanki se ne odvijajo v kanalu in člani vaše ekipe ne morejo vedeti, da je sestanek v teku, kaj šele, da bi se mu pridružili brez povabila na sestanek.
Nasveti za večjo angažiranost
Microsoft Teams je aplikacija Workstream Collaboration. In če želite bolje sodelovati s soigralci, morate pritegniti njihovo pozornost. Uporabite te nasvete, da bodo vaša sporočila in druga interakcija bolj privlačni, kar bo povzročilo splošno povečanje produktivnosti.
Izvedite ankete za povečanje angažiranosti
Ankete so preizkušen način za ustvarjanje boljšega sodelovanja, a ker v Microsoft Teams ni neposredne funkcije za ustvarjanje anket, mnogi mislijo, da to ni mogoče. No, polovica lepote Microsoft Teams je v stotinah integriranih aplikacij, ki jih ponuja!
In dve takšni integrirani aplikaciji – Forms in Polly – vam lahko pomagata pri izvajanju anket v vaših kanalih. Edina pomanjkljivost, ki jo boste morda opazili, je, da na sestanku ne morete izvajati anket, a ko začnete uporabljati te aplikacije, boste ugotovili, da vseeno ni tako pomembno. Imate lahko celo skupne ankete, kjer lahko drugi člani ekipe prispevajo k vprašanju ankete.
👉Tu je popoln vodnik za ustvarjanje anket v Microsoft Teams.
Ustvarite bogata sporočila z možnostmi oblikovanja
Ne glede na to, ali gre za sodelovanje v zasebnih klepetih ali komunikaciji po kanalih, formatirajte svoja sporočila, da boste vse rešili pred stisko branja navadnih, dolgočasnih sporočil. Teh je na svetu že dovolj. Kliknite ikono 'Format' (A s čopičem) pod sporočilom, da odprete možnosti oblikovanja in poševno, krepko, podčrtajte in naredite še veliko več s svojimi sporočili.
Uporabite teme v sporočilih kanala
Sporočila so ena najpomembnejših oblik komunikacije v Microsoft Teams. Več informacij se dandanes deli prek sporočil kot v klicih in sestankih. Zato je pomembno, da vložite čas v prave in poskrbite, da se ne izgubijo v morju nepomembnih sporočil.
Zadeva je najhitrejši način, da jim dodate malo popestritve in poskrbite, da bodo pritegnile oko prave osebe. Zadevo lahko dodate iz možnosti oblikovanja za sporočila, ki jih želite objaviti v kanalu. Očitno je, da sporočila v osebnem klepetu v resnici ne potrebujejo predmetov, zato jim ne morete dodati enega.
Nasveti za boljšo organizacijo
Organizirati stvari, ne da bi pri tem izgubili razum, se lahko včasih zdi nekoliko zastrašujoče. In vsi smo si želeli, da bi bile stvari lažje. Boljša organizacija vodi tudi do večje produktivnosti. S temi nasveti lahko dvignete svoje organizacijske sposobnosti, da se bolje obvladate in naredite vtis na vse, medtem ko ste pri tem.
Povlecite in spustite svoje ekipe, da jih preuredite
Na začetku so vse vaše ekipe razvrščene naključno v vrstnem redu, v katerem so bile ustvarjene. Na dolgem seznamu ekip je lahko težko priti do pomembnih ekip. Toda v Microsoft Teams je malo znano dejstvo, ki ga profesionalci uporabljajo, da svoje ekipe uredijo in prihranijo čas.
Ekipe lahko povlečete in spustite, da jih razporedite v poljubnem vrstnem redu. Tako imate lahko svoje najpomembnejše ekipe na vrhu, zaradi česar bodo dostopne hitreje.
Pripni kanale in skrij ekipe
Včasih razporeditev ekip preprosto ni dovolj. Morda ste na vrhu razporedili svoje pomembne ekipe, vendar vas nenehno dodajajo novim ekipam in vsa vaša ureditev gre volkovi. No, ni nujno, da je tako. Obstajajo še drugi načini za organizacijo svojih ekip, ki vam bodo prihranili glavobol.
Kanale lahko pripnete tako, da bodo vedno prikazani na vrhu v ločenem razdelku. Pojdite na ikono »Več možnosti« (meni s tremi pikami) na desni strani kanala in jo kliknite. Nato v meniju izberite »Pripni«.
Prav tako lahko skrijete vse nepotrebne ekipe, da razbremenite svoj meni Teams. Kliknite ikono »Več možnosti« na desni strani imena ekipe in v meniju kliknite možnost »Skrij«. Do vseh vaših skritih ekip lahko kadar koli dostopate z dna navigacijskega menija za ekipe.
Nasveti za bolj gladko upravljanje
Ne glede na to, ali ste vodja ekipe ali samo odgovorni za organizacijo sestanka, vam ni treba, da je upravljanje bolečina v vratu. Toda večino časa je tako. No, upoštevajte te nasvete kot zdravilo.
Dodelite vloge na sestanku
Ko je na sestanku več udeležencev, postane najpomembnejše, da lahko nadzorujete, kaj lahko vsak udeleženec naredi. Na primer, ne želite vedno, da bi lahko vsi na sestanku predstavili in delili vsebino. Obstajajo tudi časi, ko želite nekoga drugega narediti za sogostitelja, ki lahko naredi vse, kar lahko storite vi, na primer sprejema ljudi iz preddverja in utiša druge udeležence itd.
Zdaj lahko dodelite vloge osebam na sestanku Microsoft Teams. Ljudje so lahko bodisi voditelji bodisi udeleženci; predavatelji imajo popoln nadzor in udeleženci imajo le omejen dostop.
Vloge sestanka lahko dodelite pred sestankom (za načrtovane sestanke) ali med njim. Če želite med sestankom dodeliti vloge, pojdite na ploščo udeležencev in kliknite ikono »Več možnosti« na desni strani imena udeleženca za dostop do menija s tremi pikami. Nato kliknite možnost »Naredite predavatelja« ali »Naredite udeleženca«.
Prihranite čas in dodajte člane v velikem obsegu
Kolikokrat ste si pri ustvarjanju ekip želeli, da bi obstajala možnost dodajanja ljudi v velikem obsegu? Tisti, ki ste morali ustvariti ekipe z več kot 10 ljudmi brez Officeovih skupin ali prejšnjih ekip, ki bi jih uporabili kot izhodišče, veste, kakšen glavobol je lahko.
No, če uporabljate spletno aplikacijo Microsoft Teams, lahko preskočite to bolečino in dodate člane v velikem obsegu. Edina pomanjkljivost je, da zahteva uporabo razširitve za Chrome. S to razširitvijo dobite tudi dodaten bonus gledanja svojih ekip na zaslonu z 2 stolpcima. Tako si lahko ogledate več ekip, medtem ko se pomikate manj.
👉 Naučite se uporabljati razširitev za Chrome »Rafinirane ekipe Microsoft Teams« za dodajanje članov v velikem obsegu.
Nasveti za splošno boljšo izkušnjo
Teh nekaj nasvetov lahko kljubuje kategorizaciji, vendar jih potrebujete v svojem življenju, da bo vaša izkušnja z Microsoft Teams neskončno boljša.
Ne prezrite svojega statusa
Status v Microsoft Teams je lahko močno orodje, ki vam je na voljo. Ker vaš status odraža vaše resnično stanje razpoložljivosti, se lahko izognete številnim napačnim komunikacijam, ki lahko nastanejo zaradi nedelovanja v istem fizičnem prostoru. Zato ga vedno uporabite, da drugi člani vaše ekipe vedo, ali ste na voljo, odsotni, zasedeni ali ste v klicu, da bodo lahko vedeli, kaj lahko pričakujejo, medtem ko vas kontaktirajo.
Uporabite lahko statusa »Prisotnost uporabnika« in »Po meri«, da kar najbolje izkoristite to orodje. Čeprav Microsoft Teams večino časa samodejno konfigurira vaš status na podlagi vašega stanja (za katerega je znano, da mnogim povzroča težave), lahko svoj status nastavite tudi sami.Pojdite na svojo profilno fotografijo v opravilni vrstici in nato v meniju izberite stanje, da ga nastavite.
Vroč nasvet: Svoj status lahko celo nastavite kot »Odsoten« za časovna obdobja po meri, ne glede na to, ali greste samo na kosilo ali greste na dopust. Naučite se nastaviti to novo možnost stanja, ki sicer ni na voljo v Microsoft Teams.👆
Izognite se težavam, ki jih lahko povzroči vaš status
Microsoft Teams samodejno spremeni vaš status in na splošno je to dobra stvar. Toda za mnoge ljudi, ki trpijo zaradi mikroupravljanja na delovnem mestu, postane nadloga, ko Teams samodejno spremeni svoj status v »Odsoten« iz »Na voljo« v petih minutah nedejavnosti.
Če se želite izogniti situaciji, ko bi vaš nadrejeni na koncu mislil, da skoraj ne delate, namesto da bi trdo delali, uporabite aplikacijo Mouse Jiggler, da preprečite svoje težave tako, da ohranite svoj status v nasprotnem položaju.
Pošlji nujna sporočila
Želite zagotoviti, da bo prejemnik videl vaše sporočilo? Označite ga kot nujno in obveščeni bodo vsaki dve minuti dvajset minut zapored. To je deset obvestil in nikakor jih ne bodo zamudili. Zdaj, če se vam to zdi malo preveč, vendar je sporočilo še vedno pomembno kot standardno sporočilo, ga lahko označite kot samo pomembno. Prejemnik ne bo tako vztrajno obveščen, vendar bo še vedno vedel, da je sporočilo pomembno.
Kliknite 'klicaj' pod poljem za sporočilo v osebnem klepetu in izberite prednost med možnostmi, preden pošljete sporočilo.
Prilagodite svoja obvestila za bolj prilagojeno izkušnjo
Microsoft Teams privzeto pošilja obvestila za vsa nova sporočila, reakcije in omembe. Toda Teams ponuja obsežne možnosti prilagajanja, tako da lahko prejemate obvestila samo za stvari, za katere želite biti obveščeni.
Odprite nastavitve in pojdite na »Obvestila« v navigacijskem meniju na levi.
Tukaj lahko spremenite svoja obvestila tako, da ustrezajo vašim potrebam za skoraj vse: ekipe in kanale, klepete, sestanke, osebe in drugo.
Uporabite temni način, ko vlečete All-Nighter
Ne glede na to, ali boste tokrat samo vlekli celo noč ali pa boste morali redno delati pozno v noč, ne dovolite, da bi to vplivalo na vaše oči ali vzorce spanja. Uporabite temni način v Microsoft Teams, da ponoči prihranite oči pred slepečo svetlobo prenosnika.
Pojdite na nastavitve iz namizne aplikacije Microsoft Teams in spremenite temo iz »Privzeto« v »Temno«.
Microsoft Teams lahko odkrije veliko stvari, ki lahko včasih postanejo preobremenjene. Ti nasveti vam lahko pomagajo vzeti stvari posamezno in tako bolje obvladati stvari. V kratkem času boste obvladali načine Microsoft Teams in se ne boste izgubili v labirintu.