Iz vašega računalnika in storitev za shranjevanje v oblaku, kot sta Google Drive in Dropbox
Ena od neverjetnih funkcij Microsoft Teams je enostavnost, s katero lahko delite datoteke v aplikaciji. Izberete lahko, da delite z vsemi člani svoje ekipe v hipu ali zasebno s katerim koli članom ekipe, da še naprej delate v popolni harmoniji. Datoteke lahko daste v skupno rabo iz vašega računalnika ali iz podprte storitve v oblaku v Microsoft Teams.
Druga osupljiva značilnost Microsoft Teams je, da vam prav tako omogoča, da z enako lahkoto prekinete skupno rabo vseh datotek, ki ste jih prej delili. Datotek, ki niso v skupni rabi, si po odstranitvi ne morejo ogledati nihče.
Kako deliti datoteko z ekipo
Odprite aplikacijo Microsoft Teams na namizju ali spletnem brskalniku, tako da obiščete teams.microsoft.com. Privzeto lahko delite datoteke v računalniku ali računu Microsoft OneDrive.
Če želite deliti datoteke iz drugih storitev v oblaku, kot so Google Drive, Dropbox, Box, ShareFile, jih boste morali dodati v svoj račun Teams. Pojdite na »Datoteke« v navigacijski vrstici na levi.
Prikazali bodo vse datoteke, ki so v skupni rabi med vsemi vašimi ekipami. Pod shrambo v oblaku je OneDrive že dodan. Če uporabljate OneDrive z Microsoftovim računom, ki se trenutno uporablja za Teams, bo vsa vaša vsebina Drive na voljo za skupno rabo v Teams. Če želite uporabiti katero koli drugo storitev v oblaku, kliknite »Dodaj shrambo v oblaku« v spodnjem levem kotu zaslona.
Prikaže se zaslon z možnostmi storitev v oblaku, med katerimi lahko izbirate. Kliknite storitev, ki jo želite uporabiti. Odpre se okno za prijavo. Prijavite se v svoj račun. Če je prijava uspešna (prijava bo uspešna le, če bo isti e-poštni račun uporabljen v storitvi v oblaku in v Microsoft Teams), bo storitev v oblaku dodana in vse datoteke v oblaku bodo na voljo za skupno rabo.
Zdaj v navigacijski vrstici na levi pojdite na »Ekipe«, izberite ekipo, s katero želite deliti datoteko, in nato izberite kanal, na katerega želite poslati datoteko.
Na dnu zaslona pojdite na polje za sestavljanje in kliknite ikono »Priloži« (sponka za papir).
Na zaslonu se prikaže pojavni meni. Imeli boste možnost deliti datoteko iz datotek, ki so že v skupni rabi v vseh skupinah in kanalih, OneDrive ali drugih storitvah za shranjevanje v oblaku ali jo naložiti iz računalnika. Izberite želeno možnost in nato izberite datoteko, ki jo želite dati v skupno rabo.
Datoteka se bo pojavila v sporočilnem polju. Počakajte, da se naloži; Med nalaganjem bo na dnu prikazana zelena vrstica napredka. Ko je datoteka naložena, kliknite gumb »Pošlji«, da delite datoteko.
Kako izbrisati datoteko, poslano skupini
Prav tako lahko prekličete skupno rabo datoteke, ki ste jo že delili s skupino. Odprite kanal, na katerem ste prej delili datoteko. Če želite odpreti kanal, pojdite na »Ekipe« v navigacijski vrstici na levi in nato izberite kanal pod imenom ekipe.
Zdaj odprite zavihek »Datoteke« v kanalu. Zavihki so hitre povezave na vrhu kanalov. Zavihek »Datoteke« vsebuje vse datoteke, ki so v skupni rabi na tem kanalu.
Na seznamu datotek poiščite datoteko, ki jo želite izbrisati, in premaknite kazalec miške nanjo. Poleg imena datoteke se prikaže možnost »Pokaži dejanje« (ikona s tremi pikami). Kliknite nanjo. Nato v kontekstnem meniju, ki se prikaže, izberite možnost »Izbriši«.
Na zaslonu se prikaže pogovorno okno s potrditvenim sporočilom. Kliknite »Da«, da izbrišete datoteko.
Datoteka bo izbrisana iz kanala in s seznama vseh datotek v razdelku »Datoteke« v navigacijski vrstici na levi. Nihče v ekipi ne bo imel več dostopa do njega.
Kako zasebno deliti datoteke v Microsoft Teams
Datoteke, ki jih delite na kanalu, so v skupni rabi z vsemi člani te ekipe. Če ne želite, da imajo vsi člani skupine dostop do datoteke, jo lahko namesto tega delite zasebno s posameznikom ali skupino posameznikov.
V navigacijski vrstici na levi kliknite »Klepet«. Odprite klepet stika, ki mu želite poslati datoteko, ali kliknite gumb »Nov klepet« na vrhu, da začnete klepet z novim stikom ali ustvarite novo skupino. Nato v polju za sestavljanje kliknite ikono »Priloži« in izberite datoteko, ki jo želite dati v skupno rabo. Datoteke lahko pošiljate samo iz OneDrive ali računalnika v zasebnih klepetih.
Ko se datoteka nalaga, bo pod njo prikazana zelena vrstica napredka. Ko je datoteka naložena v sporočilno polje, tj. zelena vrstica izgine, kliknite gumb »Pošlji«, da datoteko delite.
Kako izbrisati datoteko, poslano zasebno
Datoteke, poslane zasebno, lahko prekinete skupno rabo v samem klepetu. Pojdite na sporočilo z datoteko, ki jo želite preklicati, in premaknite kazalec nanjo. Na vrhu sporočila se bo prikazal niz reakcijskih emodžijev z ikono »Več možnosti« (meni s tremi pikami) na koncu. Kliknite nanjo.
Na zaslonu se prikaže kontekstni meni. Izberite možnost »Izbriši«. Sporočilo z datoteko bo izbrisano iz klepeta na obeh koncih in prejemnik ne bo imel več dostopa do njega.
Opomba: Izbrišete lahko tudi sporočilo, ki vsebuje datoteko, kot smo storili zgoraj za datoteke, ki so v skupni rabi na kanalu, vendar boste s tem izbrisali samo sporočilo in ne datoteke. Datoteka bo še vedno na voljo pod zavihkom »Datoteke« in vse datoteke v navigacijski vrstici na levi.
Zaključek
Skupna raba in preklic skupne rabe datotek s celotno ekipo ali samo nekaterimi člani ekipe je v Microsoft Teams preprost. Podpora za vse glavne storitve za shranjevanje v oblaku, kot sta Dropbox in Google Drive, naredi še bolj priročno skupno rabo datotek v Microsoft Teams.