Za spremljanje pomembnih stvari, o katerih se razpravlja na sestanku ekipe
Glede na pandemično krizo, s katero se trenutno sooča svet, je veliko organizacij prešlo na aplikacije za sodelovanje v delovnem toku in lahko je težko narediti nemoten prehod. Nekateri ljudje se niti ne počutijo udobno z nastavitvijo virtualnega srečanja, saj se jim zdi, da je preveč omejujoča. Ko pa se seznanite z vsemi funkcijami aplikacije, boste spoznali, da lahko dobre aplikacije za sodelovanje ponudijo veliko in se z razlogom štejejo za prihodnji komunikacijski medij na delovnem mestu.
Microsoft Teams je ena izmed vodilnih aplikacij WSC in je naložena s funkcijami, ki uporabnikom omogočajo, da so virtualna srečanja in sodelovanje čim bolj nemoteni. Gostovanje sestankov v Microsoft Teams je tako preprosto. Večina uporabnikov si beleži med sestankom in za mnoge ljudi to pomeni odpiranje druge aplikacije, kot je Word ali podobno. Toda srečanja ekip imajo biser, ki se ga vsi ljudje ne zavedajo. Na sestanku Microsoft Teams lahko pišete zapiske neposredno iz aplikacije z vgrajeno funkcijo »Zapiske sestankov«.
Kaj so zapiski sestankov v Microsoft Teams?
Opombe sestankov v Teams so odličen način za zajemanje vseh podrobnosti o vaših sestankih na platformi. V aplikaciji Teams lahko delate in dostopate do zapiskov pred, med in po sestanku. Vendar pa morate vedeti nekaj dejstev o zapiskih.
- Samo osebe, ki so del organizacije, lahko začnejo ali dostopajo do zapiskov sestanka. To pomeni, da vsi, ki so se pridružili kot gost, ne morejo dostopati do zapiskov.
- Opombe s sestanka niso na voljo, če je na sestanku več kot 20 oseb.
- Do zapiskov lahko dostopate samo, če ste bili povabljeni na sestanek, preden so bili zapiski ustvarjeni.
Pri ponavljajočih se sestankih se zapiski nadaljujejo za vse sestanke. Vsak sestanek postane nov razdelek v Notesih.
Zapisovanje pred začetkom sestanka
Za sestanek si lahko naredite zapiske, še preden se začne. Pojdite na »Koledar« v navigacijski vrstici na levi.
Nato kliknite sestanek, za katerega želite narediti zapiske.
Odpre se stran s podrobnostmi sestanka. Na vrhu kliknite zavihek »Opombe sestanka«.
Nato kliknite gumb »Vzemi zapiske«, da ustvarite zapiske za sestanek.
Zdaj lahko dodate dnevni red sestanka ali druge pomembne točke za sestanek. Uporabite '@' v opombah, da omenite druge ljudi, da dodate nekaj posebej zanje. Za oblikovanje besedila v opombah lahko uporabite tudi možnosti oblikovanja na vrhu.
V opombah so lahko ločeni razdelki. Kliknite ikono '+', da ustvarite nov razdelek.
Opomba: Trenutno je do zapiskov mogoče vnaprej dostopati samo za tiste sestanke, ki ne potekajo v kanalu.
Zapisovanje na tekočem sestanku
Med sestankom lahko dodate opombe, da ne zamudite ničesar pomembnega. Kliknite ikono »Več možnosti« (tri pike), nato izberite možnost »Pokaži zapiske sestanka«.
Opombe se bodo pojavile na desni strani zaslona. Če še niste naredili zapiskov za ta sestanek, bi se na zaslonu prikazalo »Naprej in začni zapisovati!« Kliknite možnost »Vzemi zapiske«, da začnete zapisovati.
V nasprotnem primeru bi se opombe samo odprle in lahko začnete tipkati takoj.
Zapisovanje po koncu sestanka
Za sestanek v kanalu pojdite na kanal, kjer je bilo srečanje. Kliknite Ekipe v navigacijski vrstici na levi in nato izberite kanal s seznama ekip.
Nato pojdite na objavo o sestanku in kliknite »Pokaži opombe na celotnem zaslonu«, da si ogledate in uredite zapiske.
Za zasebni sestanek pojdite na Klepeti v navigacijski vrstici na levi in poiščite klepet za sestanek na seznamu klepetov.
Nato kliknite zavihek »Opombe sestanka« na vrhu zaslona za klepet za dostop do zapiskov s sestanka za zasebni sestanek.
Microsoft Teams uporabnikom omogoča ustvarjanje zapiskov za sestanke. Opombe sestanka so odlična funkcija, ki jo lahko uporabite za zajemanje ciljev sestanka, dnevnih redov, pomembnih točk razprave ali kakršnih koli drugih dejanj. Ena odlična stvar pri njih je, da je do njih mogoče dostopati pred, med in tudi po sestanku. Zato hranite vse svoje zapiske na enem mestu, medtem ko jih delite s sodelavci.