Ustvarite zasebni kanal za svoje super tajne timske misije
Timski kanali običajno obstajajo na podlagi različnih projektov, ki jih ekipa vodi, in vsi člani ekipe imajo dostop do njih. Kaj pa, če mora podskupina ekipe zasebno razpravljati o občutljivih vprašanjih ali pa potrebuje posebno področje za sodelovanje, kjer se lahko osredotoči na nalogo, ki ji je dodeljena, ne da bi motila preostalo ekipo?
Bi morali za to sestaviti drugo ekipo? No, če so člani, ki potrebujejo to posebno mesto, že del ekipe, ne potrebujete nove ekipe – potrebujete zasebni kanal.
Kaj so zasebni kanali v ekipah?
Zasebni kanali v Microsoft Teams so skupinski kanali, ki niso dostopni vsem članom ekipe in le nekateri člani imajo dostop do njih. So kot nalašč, ko mora podskupina ekipe sodelovati ali razpravljati o stvareh ločeno od preostale ekipe. Ker se kanal ustvari hitreje kot nova ekipa, so idealna rešitev za takšne scenarije.
Toda preden se odločite za ustvarjanje zasebnih kanalov, je pomembno vedeti vsa dejstva o njih, da boste natančno vedeli, kaj lahko pričakujete.
Ali lahko kdo ustvari zasebne kanale v Microsoft Teams? Na splošno ja. Ustvarjanje zasebnega kanala je privzeto na voljo vsem članom ekipe. Vendar lahko organizacije omejijo to sposobnost na določene člane ali pa jo popolnoma onemogočijo. Če ne morete ustvariti zasebnih kanalov v Microsoft Teams, se obrnite na skrbnika za IT vaše organizacije.
Drugo vprašanje, ki vam bo zagotovo prišlo na misel, je, ali imajo lastniki ekip dostop do zasebnih kanalov? Če lastnik ekipe ni del zasebnega kanala, bi imel omejen dostop do njega. Vidijo lahko ime zasebnega kanala, lastnika in časovni žig zadnje dejavnosti. Lahko celo izbrišejo zasebni kanal. Zasebni kanali so prikazani na seznamu kanalov z ikono »ključavnice« zraven.
Vendar ne vidijo nobene vsebine, pa naj bo to sporočila, datoteke ali zavihki, ki so v skupni rabi v kanalu. Zdaj drugi člani ekipe, ki niso del zasebnega kanala, niso seznanjeni z nobenimi informacijami, ki jih ima lastnik. Ne bodo imeli niti najmanjšega pojma o njegovem obstoju, razen če jim kdo pove.
Kdo je lahko del zasebnega kanala? Vsak član ekipe je lahko del zasebnega kanala, tudi gostje, ki so del ekipe. Toda nikogar izven ekipe ni mogoče dodati v zasebni kanal.
Ali so zasebni kanali enaki standardnim kanalom?
Ne niso. Za zasebne kanale obstaja nekaj omejitev, v zasebnih kanalih pa niso na voljo vse funkcije, ki so na voljo v standardnih kanalih. Zasebni kanali podpirajo zavihke in priključke (razen Stream, Planner in Forms), vendar trenutno ne podpirajo botov in razširitev sporočil.
Prav tako je v ekipi lahko največ 30 zasebnih kanalov, vsak zasebni kanal pa ima lahko največ 250 članov. In ko ustvarite ekipo iz obstoječe ekipe, se zasebni kanali ne kopirajo. Microsoft Teams si prizadeva za ublažitev teh omejitev, vendar ni časovnice, kdaj se bo to zgodilo.
Kako ustvariti zasebni kanal v Microsoft Teams
Zdaj, ko ste se odločili, da je zasebni kanal tisto, kar potrebujete, je ustvarjanje tega kos pogače. Odprite Microsoft Teams in v navigacijski vrstici na levi pojdite na »Ekipe«.
Seznam ekip se prikaže na levi strani. Pojdite do ekipe, za katero želite ustvariti kanal, in kliknite ikono »Več možnosti« (tri pike) in v meniju izberite »Dodaj kanal«.
Odpre se okno za ustvarjanje kanala. Poimenujte kanal in ga po želji opišite. Nato pojdite na možnost »Zasebnost«. Privzeto bodo nastavitve zasebnosti prikazane kot »Standardne«. Kliknite nanj, da razširite spustni meni, in izberite »Zasebno«. Kliknite »Naprej«, da dokončate ustvarjanje.
Nato začnite vnašati imena članov, ki jih želite dodati v kanal, in kliknite gumb »Dodaj«.
Ta korak lahko zdaj tudi preskočite, če niste prepričani, koga želite dodati.
Če pa na koncu dodate osebe, lahko kadar koli dodate več oseb pozneje, kadar koli želite.
Kako zapustiti kanal Teams
Če želite (lastnik) pozneje kdaj zapustiti kanal, ga lahko zapustite le, če je v njem drug lastnik, torej ne morete zapustiti kanala, če ste zadnji lastnik.
Prav tako ne morete zapustiti ekipe, če ste zadnji lastnik katerega koli zasebnega kanala v ekipi, niti vas lastnik ekipe ne more odstraniti iz ekipe. Če želite zapustiti zasebni kanal ali ekipo, boste morali namesto vas narediti lastnika drugega.
Lahko pa zapustite organizacijo ali pa vas odstranijo iz skupine Office 365, povezane z vašo ekipo. V tem primeru, tudi če ste bili edini lastnik zasebnega kanala, ni pomembno. Nekdo drug s kanala bo samodejno postal lastnik ekipe.
Zasebni kanali so primerni za situacije, ko so vsi člani, ki potrebujejo drugo mesto za komunikacijo in sodelovanje, že del ekipe. Enostavne so za ustvarjanje in rokovanje, zaradi česar so idealna izbira.