Spremenite svoj status, da bodo vsi vedeli, zakaj se jim ne vračate
Ljudje uporabljajo Microsoft Teams za komunikacijo in sodelovanje s svojimi soigralci. Pravzaprav tako zelo, da se je veliko uporabnikov v komunikacijske namene v celoti preusmerilo z e-pošte na Microsoft Teams.
Zato je naravno, da v Microsoft Teams iščete način, da svojim soigralcem sporočite, ko ne morete dobiti njihovih sporočil in ne boste mogli odgovoriti, tako da ni napačne komunikacije. Ne glede na to, ali ste od svoje mize eno uro, dan ali teden, ali ste šli na kosilo za stranko, seminar ali ste zdoma na počitnicah, je vedno dobra praksa, da vaš status odraža to in to je točno to, kar lahko storite s statusom »Zmanjkalo pisarne« v Microsoft Teams.
Če ne veste, kakšno je stanje v Microsoft Teams, je zelena/rumena/rdeča pika, ki se prikaže poleg vaše profilne slike v Microsoft Teams in označuje vašim kolegom članom ekipe, ali ste na voljo za povezavo ali ne.
Če ste s to novo možnostjo statusa nekoliko zmedeni, niste krivi. Kot ste morda opazili, možnost Odsotnost ni ena od standardnih možnosti, ki so na voljo v funkciji »Stanje« v Teams. Nastavitev statusa »Zmanjka v pisarni« v Microsoft Teams tudi ni tako preprosta kot spreminjanje statusa iz »Na voljo« v »Zaseden« ali »Ne moti« – nekaj, kar lahko storite v hipu.
Od kod nastavite status »Odsoten« v Teams?
»Kje naj nastavim ta status Odsotnosti v storitvi Teams, če ne v možnosti Status?« No, stvar je v tem, da statusa odsotnosti iz Microsoft Teams sploh ne morete nastaviti. Za to potrebujete Outlook.
Microsoft Teams se sinhronizira z vašim računom Outlook in iz Outlooka prevzame stanje Odsotnost in se samodejno odraža v vašem računu Teams. Zato ni čudno, da niste našli možnosti za takojšnjo nastavitev stanja. Microsoft tega zagotovo ne olajša.
Kako v Outlooku nastaviti odsotnost?
Če želite nastaviti stanje odsotnosti v storitvi Teams, morate v svojem Outlookovem računu nastaviti »Samodejne odgovore«. Kaj so samodejni odgovori? Funkcija samodejno pošlje sporočilo na vsa e-poštna sporočila, ki jih prejmete, ko je vklopljena. Microsoft Teams vidi, kdaj imate v Outlooku vključene samodejne odgovore, in spremeni vaše stanje, da odraža vaše bivanje.
V Outlooku lahko nastavite samodejne odgovore tako iz namizne aplikacije kot iz Outlookovega spleta.
Če želite nastaviti samodejne odgovore iz namizne aplikacije Outlook, odprite aplikacijo in v menijski vrstici kliknite možnost »Datoteka«.
Zdaj kliknite možnost »Samodejni odgovori« na zaslonu s podatki o računu.
Odpre se pogovorno okno za nastavitev samodejnih odgovorov. Trenutno bo prikazano »Ne pošiljaj«. Izberite izbirni gumb za »Pošlji samodejne odgovore«.
Določite lahko tudi časovno obdobje, v katerem želite poslati sporočilo o odsotnosti. Označite polje »Pošlji samo v tem časovnem obdobju« in izberite datum in uro.
Nastavite lahko sporočilo po meri, s čim boste odgovorili na prejeta sporočila. Zdaj, če uporabljate račun organizacije, bosta na voljo dve možnosti za sporočilo. Nastavite lahko različna sporočila za notranje in zunanje osebe v vaši organizaciji. Za osebni račun ne bo razlike. Na koncu kliknite »V redu«, da shranite spremembe.
Ko vklopite odgovore odsotnosti, pojdite na Microsoft Teams. Vaše stanje se bo spremenilo v Odsotnost, sporočilo, ki ste ga nastavili v samodejnih odgovorih, pa bo prikazano tudi z vašim stanjem, ko nekdo premakne kazalec miške nad vašo sliko profila.
Če želite nastaviti samodejne odgovore iz Outlooka za splet, pojdite na outlook.live.com in se prijavite s svojim računom. Nato kliknite možnost »Nastavitve« (ikona zobnika) v zgornjem desnem kotu zaslona.
V iskalno polje z besedilom vnesite »Odsoten« ali »Samodejni odgovori« in nato kliknite rezultat iskanja za nastavitev samodejnih odgovorov.
Odpre se pogovorno okno za samodejne odgovore. Vklopite stikalo za »Vklop samodejnih odgovorov«.
Če želite poslati samodejne odgovore za določeno obdobje, potrdite polje »Pošlji odgovore samo v časovnem obdobju« in določite datum in uro ter nastavite svoje sporočilo po meri.
Nastavitev samodejnih odgovorov je najboljši način za nastavitev stanja odsotnosti v Microsoft Teams. Status lahko nastavite za določeno časovno obdobje, poleg tega pa imate poleg tega tudi pojasnjevalno sporočilo po meri. Vendar to zagotovo ni edini način.
Stanje odsotnosti lahko nastavite tudi tako, da ustvarite sestanek v koledarju in ga nastavite na »Zunaj pisarne«. Odprite namizno aplikacijo Outlook in namesto e-pošte preklopite na koledar.
V glavnem meniju kliknite možnost »Nov sestanek«.
Odpre se pogovorno okno za ustvarjanje sestanka. Dogovorite se, kdaj boste odsotni iz pisarne. Zdaj kliknite na "Možnosti".
V spustnem meniju poleg možnosti »Prikaži kot« izberite »Odsoten« in shranite sestanek.
Microsoft Teams bo vaš status spremenil v Odsoten v času, ko nastavite sestanek v Outlooku.
Zdaj se lahko brez skrbi odmaknete od svoje mize. Vsi bodo lahko videli vaš status Odsotnosti. V osebnih klepetih ga bo opozorilo na strani pošiljatelja opomnilo, da niste v pisarni in se morda ne boste mogli vrniti do njega.