Ste preobremenjeni z velikim številom funkcij, ki so na voljo v Google Chat Spaces? Potrebujete hiter in enostaven vodnik? No, pravkar ste bili postreženi!
Odkar se je ta pandemija zgodila, je učinkovita komunikacija velik izziv za skoraj vsako organizacijo. Čeprav si to sovražimo, smo vsi na nek način krivi za slabo komunikacijo. Preveč komunikacije prepreči opravljanje kakršnega koli dela ali premajhna komunikacija povzroči napačno delo.
No, Spaces je Googlov odgovor na to komunikacijsko težavo. Prostori so bili vedno izhodišče, ko so ekipe potrebovale osrednji prostor, kjer lahko ljudje delijo datoteke, dodeljujejo naloge in ostanejo povezani za dolgoročne projekte.
Ker ima Gmail doseg 1,8 milijarde ljudi, se nobena druga platforma za sodelovanje ne približa konkurenci. To je priročno, če želite sodelovati z zunanjim virom za sodelovanje pri projektu in nikomur ni treba prenesti druge aplikacije, zlasti za spremljanje posameznega projekta.
Ta ogromna populacija platform bi lahko bila tudi razlog, da se je Google odločil, da obdrži omejitev članov v »prostoru« na ogromnih 8000 ljudi.
Ali se šele pridružujete tej vedno rastoči platformi ali pa želite hiter osvežitveni tečaj o njenih funkcijah, ta vodnik služi vsem.
Ustvarite prostor v storitvi Google Chat Spaces
Najprej pojdite na chat.google.com in se prijavite v svoj račun. Če želite ustvariti prostor, tapnite ikono »+« na zavihku »Presledki«. Nato kliknite možnost »Ustvari prostor«.
Zdaj navedite ustrezno ime za prostor. Izberete lahko tudi ikono/emoji, če želite. Nato vnesite ime ali e-poštne naslove ljudi, ki jih želite dodati v ta poseben prostor.
Ko končate z dodajanjem oseb, tapnite gumb »Ustvari«, da ustvarite prostor.
Pridružitev prostoru v Google Chat Spaces
Več kot ustvarjanje prostora je verjetno, da se mu boste pridružili. Zato je pomembno vedeti, kje iskati povabilo.
Če se želite pridružiti prostoru, pojdite na ikono »+« na zavihku Presledki v stranski vrstici. Nato na seznamu kliknite možnost »Prebrskaj prostore«.
Zdaj boste videli vse skupine, v katere ste bili pozvani, da se pridružite. Kliknite ikono '+' na določenem zavihku Space, da se pridružite. Določeno povabilo lahko poiščete tudi tako, da vnesete ime prostora v polje »Ime prostora«.
Predogled prostora pred pridružitvijo
Obstajajo lahko vesoljska povabila, ki jih ne prepoznate ali pa si želite le ogledati udeležence in sporočila, preden se odločite.
Za predogled prostora pred pridružitvijo pojdite na možnost »Prebrskaj prostor« tako, da v stranski vrstici izberete ikono »+«.
Zdaj, ko se pomaknete nad ime prostora, boste lahko videli možnost »Predogled«. Kliknite možnost »Predogled«, da si hitro ogledate prostor.
Prostor boste lahko »pridružili« ali »blokirali« iz možnosti, ki so na voljo v spodnjem desnem kotu okna za predogled.
Za ogled celotnega seznama članov, prisotnih v prostoru. Kliknite na obrnjeno karatno ikono, ki se nahaja tik ob imenu skupine. Nato na spustnem seznamu izberite možnost »Ogled članov«.
Videli boste lahko seznam prisotnih članov, kot tudi člane, ki so zaprošeni za pridružitev.
Preverjanje neželene pošte
Tako kot pošta lahko tudi nekatera zakonita povabila v prostor pristanejo na seznamu neželene pošte. Poskrbite, da ga preverite, ko ne morete najti povabila, ki ga pričakujete.
Tako kot prejšnji koraki, na seznamu v stranski vrstici izberite možnost »Prebrskaj prostore«.
Zdaj kliknite meni za kebab (tri navpične pike). Nato kliknite možnost »Neželena povabila«, da si ogledate vsa povabila, ki so se končala kot neželena pošta.
Omemba nekoga v prostoru za klepet Google
V vašem Googlovem prostoru za klepet bo skoraj vedno veliko ljudi in ne morete kar poslati sporočila, ne da bi omenili zadevno osebo. Tako lahko svoje sporočilo usmerite na določeno osebo, da nadzorujete razburjenje.
Če želite omeniti določeno osebo, vnesite »@« in nato njeno ime. Zadevno osebo boste lahko izbrali tudi s pojavnega seznama s pritiskom na Vnesite ali s klikom na možnost.
Skupna raba datotek v Google Chat Spaces
Skupna raba datotek v Space je zelo uporabna in ključna funkcija, saj je priročna v številnih situacijah.
Naložite lokalno datoteko
Najprej pojdite na »prostor«, v katerega želite naložiti datoteko. Nato kliknite ikono 'puščice navzgor' v spodnjem delu zaslona.
Zdaj pobrskajte po datoteki s pogona, ki jo želite dati v skupno rabo. Dvokliknite datoteko, da jo izberete.
Ko izberete, lahko dodate nekaj besedilnih informacij, da zagotovite kontekst za datoteko, ali pritisnete gumb za pošiljanje, da datoteko delite z vsemi.
Dodajte datoteko iz Drive
Najprej pojdite na »prostor«, v katerega želite naložiti datoteko. Po tem kliknite ikono »Drive« v spodnjem desnem kotu zaslona.
Zdaj pobrskajte po datoteki s pogona, ki jo želite dati v skupno rabo. Dvokliknite datoteko, da jo izberete.
Ko izberete, lahko dodate nekaj besedilnih informacij, da zagotovite kontekst za datoteko, ali pritisnete gumb za pošiljanje, da datoteko delite z vsemi. Google Chat Spaces bo samodejno posodobil nastavitve datoteke, tako da si jo bodo lahko ogledali vsi.
Ustvari nov dokument
Nov dokument lahko ustvarite neposredno iz okna za klepet v prostoru. Shranjen bo na vaš Drive in bo takoj deljen s trenutnimi člani tega določenega prostora.
Če želite ustvariti nov dokument za prostor. Kliknite ikono »Ustvari nov dokument« v spodnjem desnem delu okna za klepet.
Izbrali boste lahko vrsto dokumenta, ki ga želite ustvariti. Možnosti vključujejo Google Preglednice, Dokumente in Predstavitve. Kliknite na želeno možnost.
Nato vnesite ime dokumenta v skupni rabi in kliknite gumb »Skupna raba«, če želite dokument dati v skupno rabo.
Po tem se bo dokument odprl v vzporednem pogledu s klepetom, da bo ponudil največjo izkušnjo sodelovanja.
Iskanje datoteke v klepetu
Pogosto želite hitro poiskati datoteko in si morate ogledati sporočila, ki so z njo deljena. No, Google vam ne bo dovolil, da se pomikate po stotinah sporočil.
V oknu za klepet določenega prostora pojdite na zavihek »Datoteke«, ki se nahaja v zgornjem delu zaslona.
Videli boste lahko seznam vseh datotek, ki so v skupni rabi v prostoru. Zdaj kliknite možnost »Ogled v klepetu«, ki je prisotna na skrajni desni strani določene datoteke.
Dodajanje in dodeljevanje nalog v Google Chat Spaces
Dodajanje in dodeljevanje nalog je odlična lastnost Google Chat Spaces. Naj ga podrobno razišče.
Če želite ustvariti nalogo, pojdite na zavihek »Naloge« v zgornjem delu zaslona.
Zdaj kliknite možnost »Dodaj nalogo prostora«, da dodate opravilo. Lahko pa tudi pritisnete Vnesite ustvariti tudi nalogo.
Opomba: Razdelek z nalogami podpira bližnjice na tipkovnici za večino dejanj. Če želite prikazati seznam podprtih bližnjic, pritisnite Ctrl+/.
Nato nalogi dajte ustrezen naslov in dodajte nekaj podrobnosti o njej, če obstajajo. Lahko pritisnete Vnesite da vstavite novo vrstico v razdelek s podrobnostmi.
Zdaj pritisnite Tab ali kliknite možnost »Dodaj datum/čas«, da nastavite rok za svojo nalogo.
Po tem izberite datum in uro dneva za dokončanje opravila, nato pa kliknite »V redu« za potrditev.
Opomba: Če želite razveljaviti katero koli dejanje, pritisnite Ctrl+Z
Zdaj pritisnite Tab ali kliknite »Dodeli«, da dodelite pooblaščenca za nalogo.
Zdaj vnesite ime ali e-poštni naslov osebe, ki ji želite dodeliti nalogo.
Po tem pritisnite Tab potem Vnesite. V nasprotnem primeru kliknite gumb »Dodaj«, da dodate nalogo.
Izbriši nalogo
Če želite izbrisati opravilo, pritisnite ikono "Koš za smeti" na skrajni desni strani elementa opravila s seznama.
Zdaj kliknite na Izbriši, da potrdite izbris izbranega opravila.
Razvrščanje nalog
Naloge je mogoče tudi razvrstiti, da imajo boljšo vidljivost in sorazmerno večjo sledljivost.
Za razvrščanje nalog pojdite na zavihek »Opravila« in kliknite meni za kebab (tri navpične pike). Nato izberite Datum, Prejemnik ali Presledek, da si ogledate opravila v tem določenem vrstnem redu.
Dodajanje koledarskega dogodka v Google Chat Spaces
Koledarski dogodki lahko služijo številnim namenom. Naj bo to za splošni sestanek ekipe, ali za rok ali za dan ustanovitve organizacije. Funkcija koledarskih dogodkov vas nikoli ne bo izneverila.
Če želite dodati dogodek v koledar. Kliknite ikono »Koledar« v spodnjem delu okna za klepet Spaces.
Zdaj tapnite karatno ikono, da odprete vse, ki jih je mogoče konfigurirati za koledarski dogodek.
Če želite nastaviti datum in uro za koledarski dogodek, kliknite na datum oziroma uro, da nastavite vsako komponento posebej.
Če se dogodek, ki ga dodate, ponavlja, kliknite možnost »Ne ponavlja se«, da nastavite ponovitev dogodka v spustnem meniju.
Če želite dodati več prostorov ali oseb za dogodek, kliknite možnost »Dodaj goste« in vnesite ime prostora ali e-poštni naslov osebe, ki jo želite dodati.
Če želite nastaviti raven dovoljenj za svoje goste, tapnite možnost »Dovoljenja za goste«, da si ogledate dana dovoljenja. Označite ali počistite ustrezne elemente s seznama, da omogočite ali zavrnete dostop gostom.
Zdaj, če gre za srečanje na prostem na določeni lokaciji. Izberete lahko tudi lokacijo iz možnosti »dodaj lokacijo«.
Če želite vključiti povezavo za Google Meet, saj je večina delov sveta zaprta ali pa ni varno iti ven. Kliknite možnost »Dodaj video konferenco Google Meet« in povezava do srečanja bo vključena v povabilo, poslano vsem gostom.
Po tem, če želite dodati nekaj informacij v zvezi s sestankom, na primer prositi vse, da prinesejo svoje prenosne računalnike na srečanje na prostem ali samo povzetek tem srečanja. To lahko storite tako, da kliknete in vnesete podrobnosti v možnost »Dodaj opis«.
Nato, če ne želite, da drugi vidijo to srečanje v vašem koledarju ali želite skriti udeležence zaradi zaupne narave sestanka. To lahko storite tako, da kliknete možnost »Vidnost« in jo spremenite v »Zasebno«, da skrijete sestanek in udeležence.
Na koncu lahko nastavite tudi čas, da pošljete opomnik za sestanek vsem gostom. Na spustnem seznamu izberite želeno možnost.
Zdaj kliknite »Shrani in deli« v spodnjem desnem kotu podokna.
Če želite udeležencem poslati vabilo, kliknite možnost »Pošlji«. Če ne želite pošiljati vabil, kliknite možnost »Ne pošiljaj« ali če želite nekaj spremeniti, kliknite možnost »Nazaj na urejanje«.
Ustvarite/pridružite se sestankom Google Meet iz Google Chat Spaces
Meet iz Googla je zelo zanesljiv in še posebej v takih časih je ena najboljših alternativ za razpravo iz oči v oči brez kolegov. Od posodobitve Google Chata je bil Meet čudovito integriran s Spacesom za izboljšanje produktivnosti in zmanjšanje preklapljanja med aplikacijami.
Obstajata dva načina, kako lahko Google Meet vključite v svoj prostor. Preverimo oba.
Spoznajte se iz klepeta z enim klikom
Obstajajo situacije, ko ne morete čakati do večera ali naslednjega dne, da bi razpravljali o nedavnem razvoju projekta. Naj bo to povratna informacija od odjemalca o določenem modulu ali pa ste pravkar odkrili večjo napako. Priklic srečanja je kar se da enostavno.
Za improvizirano srečanje pojdite v okno za klepet določenega prostora. Nato dodajte nekaj besedilnega konteksta, da se bodo ljudje lahko psihično pripravili na to vso noč.
Zdaj kliknite ikono videokamere v spodnjem desnem kotu okna. Po tem pritisnite pošlji, da pošljete povezavo za pridružitev Meetu.
Dodajte srečanje obstoječemu dogodku
Vemo, kaj boste rekli, pravkar smo vam pokazali način, kako vključite Google Meet pri ustvarjanju novega dogodka v koledarju. Kaj pa, če ste že ustvarili dogodek in zdaj želite vstaviti povezavo Meet? No, preberite skupaj.
Če želite obstoječemu dogodku dodati povezavo Google Meet. Kliknite ikono »Koledar«, ki je prisotna na skrajnem desnem delu zaslona tik pod ikono vašega računa.
Zdaj kliknite povezavo obstoječega dogodka, ki mu želite dodati Google Meet.
Nato kliknite ikono »Uredi dogodek«, da odprete konfiguracije dogodkov.
Po tem kliknite možnost »Dodaj konferenco Google Meet«, da dodate povezavo Meet.
Zdaj kliknite »Shrani«, da potrdite spremembe.
Po tem se lahko odločite, da pošljete vabilo vsem gostom s posodobljenimi informacijami. Če želite to narediti, kliknite možnost »Pošlji«. Dodate lahko tudi nekaj konteksta za dodajanje povezave Meet, da bodo udeleženci še enkrat vedeli, zakaj so prejeli povabilo.
Hitri nasveti za Google Chat Spaces
Tukaj je nekaj hitrih nasvetov za Google Chat Spaces. Ti nasveti vam bodo pomagali, da boste Spaces uporabljali učinkoviteje kot kdaj koli prej, saj boste poznali vsak njihov kotiček.
Spremenite ime prostora in emoji
Najprej tapnite ime prostorov v zgornjem delu zaslona. Nato kliknite možnost »Uredi ime in emoji«.
Upravljanje obvestil o prostoru
Velikokrat je prostor še posebej klepetav ali na stotine sporočil priteče in ovira vašo produktivnost.
Obveščajte manj
Če želite prejemati obvestila samo, ko ste omenjeni. Kliknite meni za kebab (tri navpične pike), ki se nahaja poleg imena presledka na stranski vrstici. Nato na seznamu kliknite možnost »Obvestila«.
Zdaj kliknite možnost »Obvesti manj«, če želite prejemati obvestila samo, ko ste omenjeni. Nato kliknite shrani, da potrdite spremembe.
Izklopite obvestila
Prav tako lahko popolnoma izklopite obvestila za določen prostor. Vendar vam bo Google poslal pošto za morebitne neprebrane omembe.
Najprej kliknite meni za kebab (tri navpične pike), ki se nahaja poleg imena presledka na stranski vrstici. Po tem na seznamu kliknite možnost »Obvestila«.
Nato kliknite možnost »Obvestila izklopljena« in pritisnite Shrani, da potrdite spremembe.
Oglejte si trenutne spletne člane
Če se bo kdaj pojavila potreba po tem, kateri člani Vesolja so trenutno na spletu. Google je za to dodal določbo.
V oknu Space chat kliknite na ime prostora. Nato na seznamu kliknite možnost ogleda članov.
Zdaj, če želite identificirati trenutno spletne člane, bodite pozorni na zeleno piko poleg njihovega imena na seznamu.
Odprite skupno datoteko v vzporednem pogledu v klepetu
Včasih želite videti datoteko v skupni rabi v Googlovem prostoru za klepet in imeti odprto okno za klepet, da lahko hitro sprejmete isto odločitev.
Če želite odpreti datoteko v vzporednem pogledu, poiščite datoteko v klepetu in kliknite ikono »Odpri v klepetu«, da odprete dokument in da je okno klepeta pripeto ob strani.
Zmanjšajte prostorsko okno Google Chat
Okno za klepet Google Space se privzeto odpre povečano. To lahko povzroči malo nevšečnosti, ko poskušate voditi več pogovorov. Vendar pa lahko pomanjšate in spremenite velikost glede na vaše potrebe.
Če želite pomanjšati okno za klepet določenega prostora, kliknite ikono puščice navznoter.
Vesoljski klepet bo zdaj minimiziran in se nahaja v spodnjem delu zaslona.
Spremenite velikost okna za klepet
Spreminjanje velikosti okna je lahko koristno, ko so sporočila, ki prihajajo v prostor, nekoliko dolga in je zato branje v manjšem oknu nekoliko okorno.
Spremeni velikost navpično
Na pomanjšanem zavihku določenega prostora premaknite miško na zgornji rob okna. Ko vidite ikono puščice navzgor, kliknite in držite gumb miške ter povlecite navzgor, da spremenite velikost okna.
Spremeni velikost vodoravno
Na pomanjšanem zavihku določenega prostora premaknite miško na obe strani okna. Ko vidite ikono puščice vstran, kliknite in držite gumb miške ter povlecite vstran, da spremenite velikost okna.
Spremeni velikost diagonalno
Na pomanjšanem zavihku določenega prostora premaknite miško na kotni rob okna. Ko vidite ikono diagonalne puščice, kliknite in držite gumb miške ter povlecite diagonalno, da spremenite velikost okna.
Pripnite preslednico
Presledek lahko vedno pripnete na vrh v razdelku Presledki, da bo vedno prikazan, ne glede na neprebrana sporočila iz vaše zbirke prostorov.
Če želite pripeti prostor, kliknite meni za kebab (tri navpične pike), ki se nahaja tik ob imenu prostora, in na seznamu kliknite možnost »Pripni«.
No, to je vse, kar je treba vedeti o Google Chat Spaces. Zdaj pa bodite učinkovit komunikator in enako učinkovit sodelavec.