Upravljanje vaših nalog je postalo veliko lažje.
Microsoft je lani napovedal aplikacijo Tasks za Microsoft Teams in varno je reči, da je to ena izmed aplikacij, katere prihod so ljudje nestrpno čakali. Spremljanje različnih nalog, za katere moramo skrbeti ves dan ali do konca tedna ali meseca, je lahko res zastrašujoče. Seveda v Microsoftu za to obstajajo različne aplikacije.
Ampak ravno to je problem. Ali vsaj tako je bilo. Aplikacije so bile ločene. In morali bi preklapljati med več aplikacijami, da bi spremljali vse. Pri tem je bilo res težko ohraniti razum. Toda z Tasks Microsoft to spreminja.
Aplikacija Tasks združuje vse zmogljivosti Microsoftovih ločenih aplikacij za sledenje napredka in upravljanje opravil na enem mestu. Nova aplikacija Opravila združuje vaša osebna opravila iz Opravil in nalog v skupni rabi iz aplikacije Načrtovalnik neposredno v Microsoft Teams. Tako lahko spremljate vsa svoja opravila z enega mesta.
Dodajanje opravil v Microsoft Teams
Aplikacija Tasks se je začela uvajati v začetku tega leta po fazah in je zdaj splošno na voljo vsem z naročnino na Microsoft 365. Uporabniki programa Microsoft Teams Free nimajo dostopa do aplikacije.
Aplikacijo Opravila lahko dodate kot sistemsko aplikacijo v Microsoft Teams ali kot zavihek v kanalu. Ko dodate Opravila kot zavihek v kanal, ne bodo vključevali vaših osebnih opravil iz Opravil.
Preden dodate aplikacijo Tasks v Microsoft Teams, si je treba zapomniti eno stvar. Aplikacije ne boste našli pod imenom »Naloge«. Trenutno ga boste našli pod imenom "Načrtovalec".
Postopoma se bo ime spremenilo v »Naloge načrtovalca in opravila«, preden bo končno postalo »Opravila«. Sprememba v prvo se je že začela in nekateri uporabniki bodo morda našli aplikacijo pod tem imenom namesto »Načrtovalec«. Toda ne glede na ime je funkcionalnost enaka.
Za uporabo aplikacije Tasks kliknite možnost »Več dodanih aplikacij« (tri pike) v navigacijski vrstici na levi.
Nato kliknite iskalno vrstico »Najdi aplikacijo« in poiščite »Načrtovalec«. Kliknite aplikacijo, da jo dodate na seznam Microsoft Teams.
Odpre se okno z opisom aplikacije. Kliknite gumb »Dodaj«, da namestite aplikacijo.
Načrtovalnik (ali v nekaterih primerih Naloge načrtovalca in opravila) se bo pojavil v navigacijski vrstici. Aplikacijo lahko tudi pripnete na navigacijsko vrstico za prihodnji dostop. Z desno tipko miške kliknite aplikacijo in v meniju z možnostmi izberite »Pripni«.
Uporaba opravil v Microsoft Teams
Aplikacija Tasks v Microsoft Teams prikazuje vaša opravila v dveh razdelkih: »Moja opravila« in »Načrti v skupni rabi«.
Razdelek »Moja opravila« vključuje vaše sezname iz aplikacije Microsoft To-Do, kot tudi vsa opravila, ki ste jih dodali v Opravila in Outlook. Vključuje tudi razdelek »Dodeljeno meni«, ki prikazuje vsa opravila iz načrtovalca, dodeljena posebej vam, tako da imate vedno pri roki seznam opravil.
Razdelek Načrti v skupni rabi vključuje naloge ali načrte iz aplikacije Planner, ki so bili dodani v Teams.
Razdelek »Moje naloge« vključuje tudi pomembne in načrtovane kategorije. V kategoriji Pomembno so prikazana vsa opravila, ki ste jih označili z zvezdico, od opravila do opravil, ki so vam bila dodeljena v načrtovalniku.
Kategorija Načrtovana prikazuje vsa vaša opravila, ki imajo rok zapadlosti, od opravila do načrtovalca, ki so vam dodeljeni, razvrščena po datumu, tako da lahko spremljate svoj urnik. Prikazuje tudi opravila iz načrtov, ki niso del vaših ekip, vendar so prisotna v izvorni aplikaciji Planner.
Ustvarjanje novih nalog
Aplikacija Opravila preprosto ne prikaže vseh vaših opravil iz teh drugih aplikacij; lahko ustvarite tudi nova opravila.
Kliknite možnost »Nov seznam ali načrt« na dnu zaslona, da ustvarite nove sezname ali načrte.
Prikaže se okno za ustvarjanje novega opravila. Navedite svoj seznam ali načrtujte naslov. Nato pojdite na spustni meni pod »Ustvari v« in izberite vrsto opravila. Izberite »Moja opravila«, če želite ustvariti zasebni seznam ali ime ekipe, in kanal, če želite ustvariti skupni načrt.
Nato kliknite gumb »Ustvari«.
Če želite ustvariti novo nalogo na obstoječem seznamu ali načrtu, najprej pojdite na ta seznam/načrt. Recimo, da želite ustvariti novo osebno opravilo za opravila, pojdite na »Opravila« pod »Moja opravila«.
Nato kliknite možnost »Dodaj opravilo«.
Vnesite naslov opravila in status prioritete ali rok, če obstaja. In kliknite gumb »V redu« (ikona kljukice), da shranite nalogo.
Če želite urediti dodatne informacije o opravilu, na primer dodajanje opisa ali podopravil, kliknite opravilo.
Odpre se okno za urejanje. Pojdite na »Kontrolni seznam« in dodajte podopravila za opravilo, kjer piše »Dodaj predmet«.
Podobno za novo nalogo načrta v skupni rabi pojdite na ime načrta in kliknite možnost »Dodaj opravilo«. Edina razlika za novo nalogo v načrtu bi bile kategorije stolpcev. Ko ustvarjate novo opravilo za načrtovalec, lahko vnesete podrobnosti za kategorije »Dodeljeno« in »Vedro«.
Ogled vaših nalog
Opravila si je mogoče ogledati samo kot seznam, opravila načrtovalca pa podpirajo 4 vrste pogleda. Svoja opravila lahko prikažete v obliki seznama, tabele, grafikona ali urnika.
Privzeto bo viden pogled »Seznam«.
Pogled plošče prikazuje vsa opravila v obliki kartic na plošči, ki je privzeti pogled v izvorni aplikaciji Planner v Microsoft 365.
Pogled grafikona prikazuje vso statistiko, povezano z načrtom, v obliki grafikonov, zaradi česar je bolj nazoren in zato lažje slediti vsem informacijam.
Pogled urnika pa bo prikazal vsa vaša opravila v koledarju, kar bo olajšalo spremljanje vaših rokov.
Če želite spremeniti pogled, kliknite ustrezno možnost v desnem kotu orodne vrstice nad opravili.
Uporaba nalog kot zavihka
Opravila lahko dodate tudi kot zavihek v kanalu Teams. Ko je dodana v kanal, aplikacija ne bo vključevala vaših osebnih opravil iz Opravil. Z aplikacijo Tasks v kanalu lahko vaša ekipa skupaj ustvarja načrte in organizira vsa opravila pri roki.
Pojdite na kanal, v katerega želite dodati načrtovalec, in kliknite ikono '+' na vrhu, da dodate nov zavihek.
V aplikacijah poiščite »Načrtovalnik« in kliknite nanj. Ustvarite lahko nov načrt ali dodate obstoječega. Izberite izbirni gumb, ki ustreza želeni možnosti, in nato vnesite ime načrta (če želite ustvariti nov načrt) ali v spustnem meniju izberite obstoječi načrt. Nato kliknite možnost »Shrani«.
Z novo aplikacijo Tasks v Microsoft Teams bo upravljanje opravil, tako skupinskih kot osebnih, zelo preprosto. V prihodnjih mesecih bo aplikacija samo še izboljšana, z več dodatki, kot so ponavljajoča se opravila, seznam Moj dan itd.