Preprosto povabite udeležence na načrtovana srečanja Microsoft Teams in spremljajte njihove odgovore.
Virtualna srečanja so lahko naporna. To vsi vedo. Kot gostitelj srečanja je vaša odgovornost, da čim bolj zgladite postopek. Velik del tega je povezan s tem, da ne bi imeli ves čas improviziranih sestankov.
Vsak ima na svojem koledarju veliko stvari. In vnaprejšnje opozorilo ni le obzirno, ampak tudi profesionalno. Na srečo je zelo enostavno povabiti ljudi na sestanke Microsoft Teams. Ko načrtujete sestanek v Microsoft Teams, lahko na sestanek takoj povabite ljudi.
Opomba: Za brezplačne in osebne račune Microsoft Teams ni možnosti dodajanja udeležencev pri načrtovanju sestanka. Povezavo na sestanek morate poslati ročno. Možnost pošiljanja vabil na srečanje je na voljo samo za račune Microsoft 365.
Na navigacijski plošči na levi strani pojdite na zavihek »Koledar«.
Kliknite gumb »Novo srečanje« v zgornjem desnem kotu zaslona. Odpre se okno za načrtovanje.
Dajte sestanku naslov ter izberite uro in datum dogodka. Nato pojdite na »Dodaj zahtevane udeležence«, da dodate osebe, ki jih želite povabiti na sestanek. Povabite lahko uporabnike znotraj in zunaj vaše organizacije.
Če želite povabiti uporabnike iz svoje organizacije, vnesite njihova imena. Ekipe bodo posredovale predloge članov v vaši organizaciji. Kliknite njihovo ime, da jih dodate.
Če želite povabiti uporabnike zunaj vaše organizacije, boste morali vnesti celoten e-poštni naslov osebe. Ko vnesete njihov e-poštni naslov, pritisnite tipko enter ali kliknite predlog »Povabi«, da jih dodate kot udeležence sestanka.
Za uporabnike, katerih prisotnost ni potrebna, kliknite gumb »Neobvezno« na koncu polja z besedilom.
Razširilo se bo novo področje. Tukaj vnesite neobvezne udeležence na enak način kot pri obveznih udeležencih. Za člane organizacije vnesite njihovo ime in ga izberite med predlogi za Teams. Za člane zunaj vaše organizacije vnesite celoten e-poštni naslov.
Teams ima tudi pomočnika za načrtovanje, ki vam omogoča primerjavo svojega koledarja s koledarji drugih udeležencev (za katere je vseeno na voljo), da najdete čas, ki ustreza vsem. Pojdite na zavihek »Pomočnik za razporejanje«, če želite poiskati pomoč ekipe Teams pri iskanju primernega časa.
Ko vnesete vse podrobnosti v okno načrtovalca srečanj, kliknite gumb »Pošlji«.
Povabilo bo poslano vsem udeležencem sestanka (obvezno in neobvezno) v njihov nabiralnik Outlook (za osebe znotraj organizacije) ali njihov e-poštni naslov (za zunanje osebe). Uporabniki se lahko odzovejo na sestanek in ga dodajo v svoj koledar s povabilom, ki ste ga poslali.
Njihove odgovore si lahko ogledate v podrobnostih sestanka. Če si želite ogledati podrobnosti sestanka, dvokliknite sestanek v koledarju. Podokno za »Sledenje« je na desni in prikazuje status RSVP vseh.
Na sestanek lahko povabite tudi več ljudi, potem ko ste prvotno načrtovali sestanek. Odprite podrobnosti sestanka v koledarju tako, da ga dvokliknete ali v prekrivnem meniju izberete »Uredi«.
Nato dodajte ime ali e-poštne naslove udeležencev v razdelek »Obvezni« ali »Neobvezni« udeleženci in kliknite gumb »Pošlji posodobitev«. Tudi uporabniki, ki so bili že dodani, bodo ponovno prejeli povabilo.
Sestanek lahko tudi prekličete in vsi bodo prejeli e-pošto s posodobitvijo, da je sestanek preklican.
Odprite podrobnosti sestanka in kliknite gumb »Prekliči sestanek« v zgornjem levem kotu orodne vrstice s podrobnostmi o sestanku.
Pojavilo se bo pogovorno okno. Če imate sporočilo, ki ga želite posredovati udeležencem, lahko dodate obvestilo o preklicu. V nasprotnem primeru preprosto kliknite gumb »Prekliči sestanek«.
In izvolite. Pošiljanje vabil na sestanek Microsoft Teams je kos torte. Vse, kar morate storiti, je dodati uporabnike, ki jih želite povabiti, v razporednik srečanj. Microsoft omogoča tudi izjemno preprosto spremljanje stanja vaših povabil ali v celoti preklic srečanja.