Trajno odstranite občutljive podatke, da se ne končajo v napačnih rokah.
Dokumenti pogosto vsebujejo občutljive in zasebne podatke, ki niso namenjeni vsem očem. Preden lahko delite tak dokument, morate te podatke popraviti. Če bi bil to fizični dokument, bi bilo dokaj enostavno trajno urediti vse občutljive informacije – vse, kar potrebujete, je debel permanentni marker.
Toda urejanje v digitalnih dokumentih je nekoliko zapleteno. Ne morete preprosto narisati črnih polj, ki posnemajo trajno oznako nad občutljivimi informacijami v Wordu ali drugih podobnih aplikacijah. To ne bo odpravilo težave. Verjeli ali ne, zelo enostavno je odstraniti omenjena polja in razkriti besedilo pod njim. Prav tako nič ne naredi glede metapodatkov.
Kar potrebujete, je trajni popravek, funkcija Redact v programu Adobe Acrobat pa je odgovor na vaše potrebe.
Kako popraviti v Adobe Acrobat
Najprej, če želite uporabiti funkcijo urejanja v programu Adobe Acrobat, potrebujete naročnino Pro. Funkcija je na voljo v programih Adobe Acrobat 2017, Adobe Acrobat 2020 in Adobe Acrobat DC, vendar z naročnino Pro.
Odprite dokument, ki ga želite urediti v programu Adobe Acrobat. Če imate veliko informacij, ki jih želite urediti, pojdite v meni »Orodja«.
Izberite »Uredi« med možnostmi v meniju Orodja.
Prav tako lahko v menijski vrstici odprete »Uredi« in v meniju izberete »Uredi besedilo in slike«.
Nabor orodij za urejanje bo prikazan v vašem dokumentu v sekundarni orodni vrstici.
Zdaj izberite besedilo ali slike, ki jih želite popraviti. Prikazani bodo z rdečimi okvirji, kar pomeni, da so označeni za urejanje. Pred uveljavitvijo sprememb lahko označite vse besedilo, ki ga želite urediti.
Če so v dokumentu redakcije, ki se pojavljajo na istem mestu na vseh ali več straneh, kot so vodni žig, glava/noga itd., vam jih ni treba označiti ločeno. Ko označite eno takšno besedilo, z desno miškino tipko kliknite nanj in v meniju izberite »Ponovi oznako čez strani«.
Trajna odstranitev besedila ne bo končana, dokler ne uporabite redakcije. Če ste nekaj besedila označili pomotoma, ga lahko izbrišete, dokler je še označeno. Ko pa uporabite spremembe in popravite besedilo, ga ne morete izbrisati.
Če želite izbrisati oznako, jo kliknite z desno tipko miške in v meniju izberite »Izbriši«.
Ko označite vse besedilo, ki ga želite urediti, kliknite gumb »Uporabi« v sekundarni orodni vrstici.
Pojavilo se bo pogovorno okno z opozorilom, da boste besedilo trajno uredili, in ko shranite dokument, ga ne morete razveljaviti. Za nadaljevanje kliknite »V redu«.
Odpre se pogovorno okno za shranjevanje dokumenta. Če želite, da dokument prepiše izvirni dokument, ga shranite z istim imenom na isto mesto. V nasprotnem primeru spremenite ime, lokacijo ali oboje.
Če želite urediti le majhno količino besedila, recimo eno vrstico, lahko tudi izberete besedilo in nato v plavajočem kontekstnem meniju kliknete »Uredi«.
Ali pa izberite besedilo in ga z desno miškino tipko kliknite. Nato v kontekstnem meniju z desno tipko miške, ki se prikaže, izberite »Uredi«.
Zdaj kliknite »Uporabi« in shranite dokument.
Nastavitev videza redakcijskih oznak
Oznake za urejanje bodo privzeto prikazane kot črna polja brez prekrivnega besedila. Lahko pa spremenite videz redakcijskih oznak. Pojdite na nabor orodij za urejanje v sekundarni orodni vrstici in kliknite spustno puščico poleg gumba »Uredi besedilo in slike«.
Spustni meni se bo razširil. Kliknite na "Lastnosti".
Odpre se pogovorno okno »Lastnosti«. Ostanite na zavihku Videz. Če želite spremeniti barvo oznake za urejanje, kliknite na barvni kvadrat poleg možnosti »Barva polnila popravljenega območja« in izberite barvo, ki jo želite uporabiti.
Če želite imeti tudi prekrivno besedilo na oznaki za urejanje, potrdite polje za isto. Nastavitve za prekrivno besedilo, ki so bile prej sivo, bodo postale nastavljive. Vnesite besedilo in izberite druge atribute, kot so barva, pisava itd.
Na koncu kliknite »V redu«, da uporabite spremembe.
Vse spremembe, ki jih naredite v videzu redakcijskih oznak, bodo veljale samo za nove redakcije. To pomeni, da če je dokument sestavljen iz redakcije, ki ste jih že označili ali uporabili, to ne bo vplivalo nanje. Torej bodo spremembe veljale za besedilo, ki ga boste v prihodnosti označili ali popravili.
Iskanje in odstranjevanje besedila
Prav tako lahko naenkrat poiščete besedilo iz enega ali več datotek PDF in ga uredite z orodjem »Najdi besedilo«. Kliknite spustno puščico poleg možnosti Redact Text and Images v naboru orodij Redact in v meniju izberite »Find Text & Redact«.
Odpre se pogovorno okno Iskanje. Tukaj lahko določite, ali želite iskati samo trenutni dokument ali vse datoteke PDF na določenem mestu.
Ko določite PDF, izberite, ali želite iskati eno besedo ali besedno zvezo ali več besednih zvez. Če želite poiskati eno besedo/besedno zvezo, izberite možnost in vnesite besedno zvezo v besedilno polje.
Če želite poiskati več besed, izberite ustrezno možnost in nato kliknite možnost »Izberi besede«.
Vnesite besedo ali besedno zvezo v besedilno polje in kliknite gumb »Dodaj«. Uvozite lahko tudi besedilno datoteko s seznamom besed za iskanje.
Nazadnje izberite možnost »Vzorci«, da poiščete informacije, kot so številke kreditnih kartic, telefonske številke, e-poštni naslovi, datumi, številke socialnega zavarovanja itd. V spustnem meniju izberite enega od razpoložljivih vzorcev. Prav tako lahko spremenite jezik za vzorce v eno od razpoložljivih držav.
Sanacija dokumenta
Vsakič, ko boste uporabili kakršno koli urejanje, boste našli samodejno izbrano preklopno možnost »Očisti in odstrani skrite informacije«. Kaj točno to pomeni?
Dokument vsebuje veliko skritih informacij, kot so metapodatki, skrito besedilo ali plasti, prekrivajoče se besedilo, priloge, zaznamki, komentarji itd., ki jih ne želite, da jih drugi vidijo, ko objavite ali delite dokument.
Zgornja možnost za čiščenje dokumenta trajno izbriše vse skrite informacije, povezane z dokumentom.
Prav tako lahko določite in izberete, katere skrite podatke želite odstraniti in kaj obdržati. Če želite to narediti, najprej med uveljavljanjem redakcij izklopite stikalo za »Razčistite in odstranite skrite informacije«.
Zdaj pojdite na možnost »Sanitize Document« v orodni vrstici za urejanje.
Pojavilo se bo pogovorno okno. Kliknite možnost »Kliknite tukaj« poleg izjave »Za selektivno odstranjevanje skritih informacij«.
Odpre se plošča »Odstrani skrite informacije« in bo po temeljitem pregledu izpisala vse skrite informacije, najdene v dokumentu. Privzeto bodo izbrane vse skrite informacije. Kliknite potrditvena polja poleg njih, da jih prekličete. Nato kliknite gumb »Odstrani«, da odstranite elemente, ki so še vedno izbrani.
Če delite občutljive informacije z ljudmi, ki jih ne bi smeli videti, vas lahko spravijo v velike težave. Zdaj, preden objavite ali delite kakršne koli dokumente, lahko pravilno uredite občutljive podatke in razčistite dokument, da se izognete morebitnim nesrečam z uporabo Adobe Acrobat.