Vse, kar morate vedeti za uporabo Breakout Rooms v Microsoft Teams
Breakout Rooms so kot del izkušnje virtualnega srečanja opravile kar nekaj poti, saj so iz redkosti postale bistvena lastnost. Ne glede na to, ali ste ekipa na daljavo, ki želi razmišljati o idejah v skupinah, ali učitelj, ki želi, da bi učenci med poukom delali na skupinskih nalogah, so sobe za sestanke na voljo za vas.
Tudi Microsoft Teams je svojemu arzenalu dodal uradno funkcijo razčlenitvenih sob. Ni vam več treba zadovoljiti s improviziranimi sobami za selitev. Kanali, ki so se prikrivali kot sobe za razpoke, je bil pameten vdor, a zdaj je čas, da sprejmemo pravo stvar. Funkcija Breakout Rooms v programu Microsoft Teams omogoča osupljivo enostavno vodenje in upravljanje sej v sobi za sestanke na sestanku.
Ustvarjanje sejalnih sob
Samo gostitelji/organizatorji sestanka lahko ustvarijo in moderirajo sobe za sestanke v Microsoft Teams.
Opomba: Trenutno je funkcija Breakout Room na voljo samo v namizni aplikaciji za sisteme Windows in Mac.
Začnite sestanek in pojdite na orodno vrstico srečanja na vrhu zaslona. Nato kliknite možnost »Sobne sobe«.
Prikaže se majhno okno za ustvarjanje razčlenitvenih sob. Najprej v spustnem meniju izberite število sob, ki jih želite imeti. V Teams imate lahko največ 50 razčlenitvenih sob.
Nato izberite, ali želite udeležence samodejno dodeliti sobam po skupinah ali ročno. Če izberete samodejno, bodo ekipe naključno enakomerno razdelile udeležence v sobe za razčlenitev. Za ponazoritev, če je poleg vas še 6 udeležencev in 3 sobe za sestanke, bo vsaki sobi dodelil 2 osebi.
Če izberete ročno, boste morali posameznemu udeležencu dodeliti ločeno sobo.
Opomba: To je edini čas, ko se lahko odločite za samodejno dodelitev oseb v sobe s sejo. Ko se odločite ročno, je edini način, da opravite več, tako, da ponovno ustvarite sobe iz nič. Če pa se odločite za samodejno dodelitev oseb, jih lahko še vedno ročno dodelite iz ene sobe v drugo.
Na koncu kliknite »Ustvari sobe«.
Ročno dodeljevanje oseb
Ko se odločite za samodejno dodelitev oseb, vam ne preostane nič drugega kot začeti uporabljati sobe. Če pa izberete drugače, torej ročno, vam še vedno ostane naloga dodelitve ljudi sobam, preden jih lahko uporabite.
Na desni strani zaslona se prikaže plošča razčlenitvene sobe. Kliknite možnost »Dodeli udeležence«.
Seznam udeležencev, ki jih lahko dodelite, se prikaže pod možnostjo. Izberite vse udeležence, ki jih želite dodeliti isti sobi, in kliknite gumb »Dodeli«.
Opomba: Osebe, ki se pridružijo sestanku z napravami PTSN ali Teams, trenutno ni mogoče dodeliti sobam s sejo. Glavno srečanje lahko uporabite kot sobo za sestanke.
Prikaže se seznam sob. Izberite sobo za osebe, ki ste jih izbrali, in dodeljeni bodo tej sobi. Ponavljajte zgornje korake, dokler niso vsi udeleženci razporejeni v svoje sobe.
Uporaba sejalnih sob
Ko ste pripravljeni, da udeležence premaknete v sobe, kliknite možnost »Začni sobe«. To bo samodejno premaknilo vse udeležence v njihove dodeljene sobe.
Sobe lahko začnete tudi posamezno. Pojdi v to sobo in lebdi na njej. Prikaže se ikona »Več možnosti« (meni s tremi pikami); kliknite nanjo. Nato v meniju izberite »Odpri sobo«.
Med sestankom lahko odprete in zaprete sobe za sestanke, kolikorkrat želite.
Pridružitev sejalni sobi
Gostitelj sestanka ni del nobene sobe za sestanke, vendar se lahko kadar koli pridruži kateri koli sobi. Če se želite pridružiti sobi in komunicirati z udeleženci, kliknite ikono »Več možnosti« poleg te sobe in v meniju izberite »Pridruži se sobi«.
Če se želite vrniti na sestanek, kliknite gumb »Zapusti«. Samodejno vas bo vrnil na sestanek.
Vsakič, ko se vrnete na glavno srečanje iz sobe za sestanke, je sestanek na čakanju. To velja tako za organizatorja kot za udeležence. Kliknite gumb »Nadaljuj«, da nadaljujete sestanek od svojega konca. Podobno lahko skačete med vsemi sobami za sestavo.
Preimenovanje sobe
V Microsoftovih sobah za Breakout Rooms je nekaj privzetih nastavitev, ki jih lahko spremenite. Eno izmed njih so imena prostorov. Privzeto se sobe imenujejo soba 1, soba 2 in tako naprej. Če želite preimenovati sobo, pojdite na »Več možnosti« in v meniju izberite »Preimenuj sobo«.
Nato vnesite novo ime in kliknite »Preimenuj sobo«, da shranite spremembe. Če prostore preimenujete v nekaj bolj prepoznavnega, jih boste lažje moderirali.
Pošiljanje obvestila v sobe
Kot moderator lahko pošiljate obvestila v sobe za razčlenitve, na primer, dajete posodobitve časa, delite pozive za razpravo, ideje, uporabne vire itd.
Pojdite na »Več možnosti« na vrhu »Sobne skupine« in v meniju izberite »Objavite«.
Nato vnesite sporočilo in kliknite gumb »Pošlji«.
Udeleženci v sejalnih sobah bodo lahko prebrali obvestilo iz klepeta. Klepet v Breakout Rooms je na voljo tudi po sestanku na vašem glavnem seznamu klepetov Teams.
Zapiranje sob
Zaprete lahko vse sobe hkrati ali pa zaprete posamezne sobe.
Kliknite »Zapri sobe«, da hkrati zaprete vse razčlenitvene sobe.
Če želite zapreti enoposteljno sobo, pojdite v sobo in kliknite »Več možnosti«. Nato v meniju izberite »Zapri sobo«.
Po vrnitvi na glavni sestanek morajo vsi nadaljevati sestanek z čakanja.
Opomba: Če želite končati glavni sestanek, je pomembno, da najprej zaprete sobe za sejo. Če tega ne storite, se bo srečanje o sobah s sejo sej nadaljevalo.
Dodatne nastavitve
Izklop samodejnega vstopa v sobe: Privzeto so razčlenitvene sobe v Microsoft Teams tako konfigurirane, da so udeleženci, takoj ko zaženete sobo, samodejno premaknjeni v sobo. Če pa ne želite samodejnega vnosa, lahko to nastavitev izklopite. Ko je nastavitev izklopljena, udeleženci namesto tega prejmejo sporočilo, v katerem jih prosijo, naj se pridružijo sobi za sejo, ko jo odprete. Nato se odločijo, kdaj se bodo pridružili sobi s klikom na gumb »Pridruži se«.
Če želite izklopiti to nastavitev, pojdite na ploščo Breakout Rooms in kliknite »Več možnosti«. Nato v meniju izberite »Nastavitve sob«. Do nastavitev sobe lahko dostopate samo, ko so sobe zaprte.
Nato izklopite stikalo za »Samodejno premikanje ljudi v sobe«.
Dovoli udeležencem, da se vrnejo na glavni sestanek: Privzeta konfiguracija v Microsoft Teams preprečuje, da bi se udeleženci sami vrnili na glavno srečanje. Večjemu sestanku se lahko pridružijo le, ko vi, torej gostitelj sestanka, zaprete sobo za sestanke. Vklopite to nastavitev, da jim omogočite, da zapustijo sobo za sestanke.
Pojdite na ikono »Več možnosti« in izberite »Nastavitve sob«. Nato vklopite stikalo za »Udeleženci se lahko vrnejo na glavni sestanek«. S tem bo v sobo za sejo udeležencev dodal gumb »Zapusti«, tako kot ga ima gostitelj.
Premikanje ljudi: Če želite nekoga premakniti iz ene sobe po skupinah v drugo, pojdite v sobo, v kateri je oseba trenutno, in jo kliknite. Prikaže se seznam vseh udeležencev v sobi.
Izberite imena oseb, ki jih želite premakniti, in kliknite gumb »Dodeli«. Nato bodisi izberite drugo sobo, v katero jih želite premakniti, ali izberite »Nedodeljeno«, da jih popolnoma premaknete iz sob po razčlenitev.
Dodajanje in brisanje sob: Dodate lahko tudi več sob ali izbrišete trenutne sobe na točki med sestankom.
Če želite dodati sobo, pojdite na ploščo razčlenitvene sobe in kliknite možnost »Dodaj sobo«. Takoj bo ustvarjena nova soba.
Če želite izbrisati sobo, pojdite v sobo in kliknite »Več možnosti«. Nato v meniju izberite »Izbriši sobo«.
Ponovno ustvarite sobe: V vsakem trenutku, če želite v celoti opustiti obstoječe prostore za razčlenitev in začeti iz nič, je tudi to mogoče. Pojdite na »Več možnosti« na vrhu plošče razčlenitvenih sob in nato v meniju izberite »Ponovno ustvari sobe«. Obstoječe sobe bodo izbrisane in znova se bo prikazalo okno za ustvarjanje sob.
Težko je imeti odprte ali smiselne razprave na velikih sestankih, zlasti kadar je potrebna ustvarjalnost. Breakout Rooms pomagajo ljudem učinkovito razmišljati v manjših skupinah.